営業の手紙(セールスレター)の書き方｜アポにつながる例文と封筒マナー

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電話やメールなどの営業手段は手軽に行うことができますが、「想いをしっかりと伝えて顧客の心をつかみたい！」という場合、手紙を書いて送付する方法がおすすめです。本記事では、営業で使う手紙（セールスレター）の書き方から、アポにつながる構成、シーン別の例文、開封される封筒の選び方までをご紹介していきます。

この記事の結論（30秒でわかる要点）

• なぜ手紙が効くのか
  自分宛に届いたDMは7〜8割が読まれており、平均開封率は75.1%。電子メールの約20%と比べて埋もれにくい
• 手書きの効果
  手書き文書は印刷物より「思いが込められている」と受け取られやすい（NTTデータ経営研究所）
• 全部手書きが難しいなら
  宛名だけ手書きにするだけでも開封率は上がる
• 書き方の要点
  冒頭で用件を簡潔に／相手のメリットを数値で／アクションを促す一文を入れる
• 送って終わりにしない
  送付後の電話フォローと効果測定までをセットで設計する

手紙営業は時代遅れ？今こそ活用すべき理由とは

デジタル化が進んだ現在、営業手法の中心はメールやオンライン施策に移行しています。 しかしその一方で、情報量の増加により営業メールが埋もれ、十分に読まれないケースも多いです。

そのような環境だからこそ、手紙というアナログな手法が改めて注目されています。 手紙は物理的に手元に残るため視認されやすく、担当者の目に留まりやすいという特徴があります。

数字で見る、手紙・DMが読まれる理由

手紙やDMが読まれやすいことは、調査データにも表れています。

• 自分宛に届いたDMは、7割から8割が読まれている（一般社団法人 日本ダイレクトメール協会「DMメディア実態調査2023」）
• 家庭に届いたDMの平均開封率は75.1%（同調査）
• 一方電子メールの開封率は20%程度（公益社団法人 日本アドバタイザーズ協会）

DMも電子メールも、読んでもらうことがスタートです。開封率に懸念がある場合は、紙の手紙やDMを活用する価値があります。

▼参照
一般社団法人 日本ダイレクトメール協会「DMメディア実態調査2023」（※2025年3月31日をもって、一般社団法人日本ダイレクトメール協会は解散しました）
公益社団法人 日本アドバタイザーズ協会「契約者向けEメールマーケティングを取り巻く環境変化と今後の取り組みについて」

また、文章の温度感や紙の質感を通じて、誠意や丁寧さを伝えやすい点も手紙ならではの強みです。 デジタル施策が主流となった今だからこそ、手紙営業は差別化につながる有効なアプローチといえます。

営業活動に手紙を活用するメリット

まず最初に、営業活動に手紙を活用するメリットをご紹介します。

担当者に直接届けられる

手紙を活用すれば商談相手の担当者本人に直接届く可能性が高く、内容にも目を通してもらいやすくなります。飛び込み営業やテレアポとは異なり、自社の商品やサービスのことを確実に知ってもらえるチャンスが生まれるのです。

幅広い顧客にアプローチできる

手紙は新規顧客から既存顧客までさまざまな顧客に対して効果的にアプローチすることができます。
新規顧客には手紙を通じて企業の存在感を示し、関心を引くことが可能です。
既存顧客には個別のメッセージを定期的に送ることで関係を継続し、リピート率につなげることができるでしょう。送付する相手にパーソナライズされた手紙の要素が、顧客との関係構築に役立つと言えます。

また、メールを使ったアプローチではメールアドレスが必要になりますが、手紙であれば住所さえ分かれば送付できます。インターネットの利用率が比較的低いシニア層など、デジタル施策では届きにくい相手にもアプローチできる点は、紙ならではの強みです。

電子メールと比較して埋もれにくい

メールとは異なり手紙は手元に残るものであるため、埋もれてしまう可能性が低く、顧客の印象にも残りやすいです。高い確率で読んでもらえるため、手紙を読んだ顧客から商品・サービスに関する問い合わせが来たり、商談に発展したりという可能性も十分に考えられるでしょう。

この高い開封率により、手紙を通じて顧客に直接アプローチし、商品やサービスの認知度を高めることが可能となります。

信頼関係を構築しやすい

手紙を送ることで、未だ対面したことがない場合でも信頼関係を構築しやすいという魅力があります。 手紙の内容に限らず、手書きの文字や封筒・便箋の紙質やデザインからでも「気持ち」「想い」が伝わるため、デジタルでのコミュニケーションに比べると営業の人柄が出やすいという特徴があります。

また、手間をかけて書かれた手紙を受け取ると、相手には「返報性の原理」が働きやすくなります。「ここまでしてもらったのだから、何か返さなければ」という心理が生まれ、問い合わせや返信といったアクションにつながりやすくなるのです。

最初に手紙によって顧客との関係を構築しておくことで、初対面の際にもスムーズに話が進みやすくなるメリットもあります。

手書きなら「思いが込められている」と伝わりやすい

株式会社NTTデータ経営研究所の調査によると、手書き文書は印刷された文書と比べて、読み手に対して「思いが込められている」というポジティブな印象を与えやすいことがわかっています。これは、手書きで丁寧に作成された文書を見ると、多くの読み手が「時間と手間をかけてくれた」と感じるためです。実際、手書きの手紙を受け取って相手に好印象を持った経験のある方も多いのではないでしょうか。

参照：株式会社NTTデータ経営研究所「手書きや紙の持つユニークな価値について 心理科学・脳科学的アプローチで検証 ～応用脳科学コンソーシアム「アナログ価値研究会」～」

手紙営業を成功に導く準備

手紙営業は、やみくもに送付しても期待する成果は得られません。 目的や相手を整理し、伝える内容を設計することで、手紙の反応率は大きく変わります。 ここでは、手紙営業を成功に導くために押さえておきたい準備のポイントを解説します。

ステップ1：目的とターゲットを明確にする

まずは、手紙営業の目的を明確にすることが重要です。新規顧客の開拓を狙うのか、既存顧客との関係強化を目的とするのかによって、手紙の内容や伝え方は大きく異なります。

あわせて、送付する相手を具体的に設定しましょう。業種・企業規模・役職などを整理することで、相手に響く訴求軸が定まりやすくなります。ターゲット像をより明確にする方法として、架空の人物像を構築してイメージに落とし込む「ペルソナ設定」も有効です。ペルソナ設定では、名前や年齢のほか、抱えている課題や情報収集の方法などを設定するため、「この相手には何を書けば響くのか」が具体化します。

ステップ2：送付先リストを作成する

手紙営業では、送付先リストの精度が成果に直結します。

担当者名や部署名が分かっているだけでも、開封率や閲読率は大きく変わります。一方で、情報が古いリストを使用すると、手紙が届かない、または読まれないリスクが高まります。特に注意したいのが、移転や組織変更によって住所・担当者情報が古くなっているケースです。せっかく作った手紙が届かなければ、印刷費も送料も無駄になってしまいます。定期的な情報更新を前提に、リストを整備することが重要です。

数を重視するのではなく、質を意識したリスト作成を行うことで、無駄なコストの削減にもつながります。

ステップ3：手紙の基本構成を理解する

営業手紙は、一般的に「冒頭の挨拶」「用件の提示」「提案内容」「結びの言葉」で構成されます。基本の構成に沿った手紙にすることで、話題が散漫になるのを防ぎ、読み手の負担を軽減できます。その結果、伝えたい内容が整理され、最後まで読まれやすい手紙になります。

営業活動の効果をアップさせる手紙の書き方

営業活動の効果をアップさせる手紙の書き方をご紹介します。

手書きで作成する

手紙を手書きすることによって、営業の人柄や熱意などがより顧客に伝わりやすくなります。 印刷すれば手間・時間を省くことができますが、「特別感」は手書きの手紙でしか得ることができません。手書きの手紙を受け取った相手は、「自分のために時間をかけて書いてくれた」と感じます。多くの企業が印刷されたDMを送るなかで、手書きは他社との差別化にも直結します。ただ手紙を手書きする場合、人員や時間などが必要となります。 場合によっては、手紙の手書き代行業者に依頼することも検討するのが良いでしょう。

すべて手書きが難しいなら「宛名だけ手書き」でも効果がある

「手書きが効果的なのは分かるが、何百通も書く時間はない」という場合は、宛名だけを手書きにする方法があります。多くの顧客は宛名を見てから中身を確認するため、宛名だけ手書きにしても開封率を高める効果が期待できます。手書き特有の温かみのある字面が目に入ると第一印象が良くなり、中身を確認してもらいやすくなるのです。まずは宛名の手書きから始めて、効果を実感できたら本文の手書きへ広げていく、という進め方も現実的です。

なお、手書きの手紙・DMを作成する際は、次のポイントを押さえると効果が高まります。

• その人だけに向けたメッセージを記載する
• 感情を表現するようなフレーズを用いる
• 文字をキレイにしすぎず、手書き感を演出する
• 簡潔な文面で情報を明確に記載する

手紙の用件を冒頭で簡潔に伝える

新規開拓の営業で初めて手紙を送付する場合、手紙の冒頭で用件を簡潔に伝えることを意識しましょう。一目見て手紙の内容が分かりにくい場合、読み進めてもらえない可能性が高くなります。冒頭で興味・関心をひく題名をつけるなど、手紙を最後まで読んでもらえるよう工夫することも大切です。

時候の挨拶を盛り込む

手紙にきちんと時候の挨拶を盛り込むことで、丁寧な印象を相手に与えることができます。とくに新規開拓の営業を行う場合、時候の挨拶は必ず盛り込むようにしましょう。

ただ慣用的な時候の挨拶は、旧暦に基づいていることも多く、現代の感覚とは少しずれている場合があるため注意が必要です。時候の挨拶を書く際は、その時の実際の気候や顧客の地域の気候などを考慮した上で適切な言葉を選ぶようにしましょう。漢語調の時候の挨拶ではなく、口語調の時候の挨拶についてもっと詳しく知りたいという方はこちらの記事も参考にしてみてください。

🔍あわせて読みたい！
≫DMで使える季節の挨拶文｜印象をアップさせる例文をご紹介

下記に、時候の挨拶文の具体例を表形式でご紹介します。

相手のメリットを具体的かつ端的に伝える

手紙を書く際には自社が相手の顧客に提供できるサービス内容と、相手が得られるメリットについて具体的に記しましょう。
自社のこれまでの実績だけでなく、顧客が商品やサービスを購入・利用した場合に実現するであろう結果について、数値などを用いて具体的に提示することが大切です。
加えて、競合他社の商品やサービスと比較した数値などもあると、説得力の増した内容になります。

結びの言葉を工夫する

手紙の印象を綺麗にまとめるため、手紙の最後には結びの言葉を入れます。
顧客の繁栄や活躍を祈る気持ちを記し、想いやる気持ちを伝えるのが良いでしょう。また結びの言葉だけでなく、次回に連絡する予定日時や面談の可否を伺いたい旨を文面に入れておくのもおすすめです。

アクションを促す文章を盛り込む

営業活動で手紙を送る際には、アクションを促す文章を盛り込むことが重要です。
具体的には、「ぜひ○○をご確認ください」「お電話いただければ詳細をご案内いたします」など、相手に次のステップを明確に伝える言葉を使うことで、反応を得やすくなります。
さらに、期限を設定したり、特典をつけたりすることで、行動を促進する効果が高まります。

差出人の役職を相手に合わせる

営業活動で手紙を送る際には、差出人の役職を相手に合わせることが重要です。
たとえば、経営層に送る場合は自社の役職者からの手紙のほうが信頼性が増し、現場担当者向けであれば同じ立場の差出人にすることで親近感を持ってもらいやすくなります。
役職を工夫することで、相手にとってより身近で信頼感のあるメッセージとなり、手紙の効果が高まるでしょう。
なお、社長や役員といった決裁者に直接手紙を送る場合は、通常の営業手紙とは異なる配慮が必要です。決裁者は日々大量の郵便物を受け取っており、秘書によるスクリーニングが入るケースもあります。決裁者宛の手紙の書き方やアポ獲得のコツは別記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

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≫決裁者アポの獲得は手書きDMが有効｜成約につながるアポ取りのコツ
≫CXOレターとは？決裁者に届く手紙の書き方と効果を徹底解説

手紙の発送・効果測定をセットで行う

手紙を送付した後に効果測定を行うことで、その後の手紙の内容改善にも役立ちます。 「QRコード」や「専用URL」などを記載しておくことで、集計にも手間・時間をかけずスムーズに手紙の開封率を測定することができます。
反応率は、次の計算式で算出できます。

反応率（％） = レスポンス件数 ÷ 送付数 × 100

ここでいうレスポンスとは、商品やサービスの購入・問い合わせ・資料請求・アポ獲得などが挙げられます。それぞれを細分化して集計することで、「どのアクションにどれだけの反応があったのか」を把握でき、次回の改善につなげられます。

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≫ダイレクトメールの効果を測定する方法とは？

【シーン別】すぐに使える営業手紙の例文

営業活動で手紙の送付が有効なタイミングと、そのまま使える例文をご紹介します。

新規開拓

新規開拓を行う場合、先方との信頼関係が無い状態からのスタートとなります。その際に営業の人柄が出やすい手紙を送付することで、電話やメールでの営業よりも顧客に興味・関心をもってもらいやすくなるでしょう。また手紙であれば直接決裁者に対して届けられることが多いため、決裁者との商談に向けたアポが獲得しやすくなります。

既存顧客・休眠顧客へのフォロー

既存顧客には手紙を通じて、新商品・新サービスの情報をお届けしたり、日頃の感謝の意を伝えたりすることで関係強化につなげることができるでしょう。また休眠顧客にも手紙を送付することで、再度興味・関心を引き戻すチャンスがやってくることも。

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≫【目的別】休眠顧客に響くDM例文集！反応率を高めるテクニック

訪問後のお礼

企業訪問を行った後、お礼を伝える手段としても手紙は有効です。
訪問後の対応は、「成約につながるかどうか」に影響するものです。手紙を通じて丁寧にお礼を伝えることで顧客の印象にも残りやすく、成約につながる可能性も高くなるでしょう。
ただし手紙は郵送後から到着までに時間がかかるため、企業を訪問した後はなるべくすぐにお礼のメールを送り、改めて手紙を送付するようにしてください。

成約後のお礼

成約後のお礼としても手紙の送付はおすすめです。 契約した顧客と良好な関係を保ち続けることも営業の仕事です。一般的には成約後、電話やメールでお礼を伝える方が多いですが、さらに手紙を送付することで一層感謝の気持ちを伝えることができます。 成約当日、もしくは翌日には手紙を投函するのが理想的と言えます。

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≫手書きのサンキューレターで顧客の心をゆさぶろう！

担当者が退職・異動する際の挨拶

営業担当者が退職・異動する際には、前任者が挨拶の手紙を顧客に送付しましょう。
メールにて挨拶を済ませることが多い現代ですが、担当者の変更は相手顧客との関係性が揺らぎやすいタイミングとも言えます。そのため顧客と後任の営業担当者がその後も良好な関係を保てるよう、手紙を送付することがおすすめです。

手紙営業を成功させるコツ

手紙営業は、どれほど内容が優れていても、開封されなければ相手に届きません。そのため、文章だけでなく、封筒や送付後の対応といった細かな工夫が成果を左右します。ここでは、手紙営業を成功に導くために押さえておきたいポイントをご紹介します。

開封したくなる封筒・便箋・切手を選ぶ

封筒や便箋は、手紙の内容よりも先に相手の目に入る要素です。 ありきたりな白封筒や事務的なデザインは、ほかの郵便物に埋もれてしまう可能性があります。紙質や色味にこだわることで、特別感や丁寧さを演出しやすくなります。 特に、適度な厚みのある用紙や落ち着いた色合いは、信頼感を与えやすいでしょう。 また、切手も既成のデザイン以外を選ぶことで、相手の目に留まりやすくなります。
封筒のサイズは、A4用紙を三つ折りで入れる「長形3号」、A4用紙を折らずに入れる「角形2号」が一般的です。提案書や資料を同封する場合は角形2号、手紙単体であれば長形3号を選ぶと収まりが良くなります。
宛名は「株式会社」を「（株）」と略さず正式名称で書き、担当者個人宛なら「様」、部署宛なら「御中」を使い分けましょう。宛名を手書きにすると、それだけで開封される可能性が高まります。

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送付するタイミングを選ぶ

同じ手紙でも、届くタイミングによって読まれる確率は変わります。相手が繁忙期のときに送っても、目を通さずに処理されてしまう可能性が高くなります。一方、比較的余裕のある時期に届けば、じっくり読んでもらえる確率が上がります。相手の業界の繁忙期・閑散期を調べたうえで送付時期を決めるだけでも、反応率は変わってきます。決算期や年度替わりなど、相手が新しい取り組みを検討しやすいタイミングを狙うのも有効です。

手紙の送付後に電話でフォローする

手紙営業は、送付して終わりではありません。送付後に電話でフォローを行うことで、相手の記憶に残りやすくなります。
「手紙はお手元に届いていますでしょうか」と確認するだけでも、自然な接点が生まれます。
この際、無理に売り込むのではなく、内容の補足や簡単な説明に留めることが大切です。
丁寧なフォローは企業姿勢に対する安心感につながり、結果として商談や相談のきっかけをつくります。
特に手書きの手紙とフォロー電話は相性が良く、「わざわざ手書きで送ってくれた相手からの電話」として受け止めてもらいやすくなります。

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短期的な成果を求めず、関係構築を目的とする

手紙営業は、即効性を求める施策には向いていません。一度の反応だけで評価してしまうと、本来の効果を見誤る可能性があります。継続的に手紙を送付することで、少しずつ信頼が積み重なり、相手との関係性が深まります。相手の状況に合わせた情報提供を続けることが、長期的な成果につながります。

手書きの手紙を大量に送るには？

手書きが効果的だとわかっていても、1通ずつ手で書くとなると、かかる時間は膨大です。100通書くだけでも数日がかりになり、営業担当者の本来の業務を圧迫してしまいます。そこで選択肢になるのが、手書きDMの代行サービスです。

一見、代行業者の利用は費用が高額になるように見えますが、代行に任せることで本来DMの制作や作業に費やす時間がなくなり、自社のリソースをコア業務に集中できるため、実は費用対効果が高いケースが少なくありません。教えてDM先生を運営するセルマーケでは、代筆ロボットによる手書きDMサービス「手書きレター」を提供しています。ロボットが筆跡を再現して代筆するため、決裁者宛など「少量・高単価」のアプローチと相性が良いのが特徴です。

従来の印刷DMと手書きDMとの反響率の違いを体感できることでしょう。お問合せフォームからお気軽にお問い合わせください。

手紙営業に関するよくある質問

Q.手紙営業は迷惑にならない？

適切な相手に、適切な内容で送る限り、迷惑になる可能性は低いといえます。むしろ手紙は、電話のように相手の時間を強制的に奪うことがなく、相手の都合の良いタイミングで読んでもらえる点で負担の少ない手法です。ただし、宛先や担当者名が誤っている、内容が一方的な売り込みに終始している、同じ相手に短期間で何通も送る、といった場合は印象を損ねます。送付先リストを整備し、相手にとっての価値が伝わる内容にすることが前提です。

Q.手書きと印刷、どちらが効果的？

特別感や信頼感を重視するなら手書き、コストと物量を重視するなら印刷が向いています。

手書き文書は印刷物と比べて「思いが込められている」という印象を与えやすいことが調査でも示されており（NTTデータ経営研究所）、他社との差別化にもつながります。一方で、手書きは時間とコストがかかるため、大量送付には向きません。現実的な折衷案として、本文は印刷、宛名だけ手書きにする方法があります。多くの人は宛名を見てから中身を確認するため、この方法でも開封率を高める効果が期待できます。

Q.1通あたりの費用の目安は？

自社で手書きする場合は、封筒・便箋・切手などの資材費に加えて、作成にかかる人件費が発生します。1通あたり10〜15分かかると想定すると、人件費のほうが資材費を大きく上回るケースがほとんどです。代行サービスを利用する場合は、仕様や通数によって単価が変わります。セルマーケの手書きレターは、ロボットによる代筆サービスであるため、1通あたり364円（税別）からと非常に安価な価格設定となっています。

Q.反応率の目安はどれくらい？

反応率は、送付先リストの質・オファー内容・タイミングによって大きく変動するため、「何%が正解」と一概にはいえません。まずは自社で送付した結果を「レスポンス件数 ÷ 送付数 × 100」で算出し、自社の基準値を持つことが重要です。なお、開封という入口の段階では、家庭に届いたDMの平均開封率は75.1%（日本ダイレクトメール協会「DMメディア実態調査2023」）と、電子メールの約20%を大きく上回ります。

Q.フォロー電話はいつかけるのがよい？

手紙が相手に届いてから2〜3日後が目安です。届いた当日では相手がまだ読んでいない可能性があり、1週間以上空けると内容を忘れられてしまいます。普通郵便であれば投函から到着までに数日かかるため、投函日から逆算してスケジュールを組みましょう。電話では「先日お手紙をお送りした〇〇です」と手紙を起点にすることで、まったくの新規の電話よりも会話に入りやすくなります。

おわりに

本記事では、営業活動における手紙の活用方法や、成果につなげるための書き方について解説しました。
手紙営業は、メールやオンライン施策が主流となった今だからこそ、相手の印象に残りやすい営業手法といえます。

目的やターゲットを明確にしたうえで内容や送付方法を工夫すれば、アポ獲得や関係構築のきっかけとして十分に活用できます。さらに、発送後のフォローや継続的な接点づくりを意識することで、単発の施策ではなく、長期的な信頼関係へとつなげることが可能です。
自社の営業スタイルやフェーズに合わせて手紙営業を取り入れ、顧客との距離を縮める手段として役立ててみてください。

教えてDM先生を運営している「セルマーケ」は、代筆ロボットによる手書きDMサービス「手書きレター」を提供しております。
オンラインでのご相談も受け付けておりますのでお気軽にどうそ！

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小山咲

ダイレクトメール発送代行専門会社・上場企業 【ディーエムソリューションズ株式会社】 ◆ダイレクトメール事業 営業部 ◆DM発送営業→新卒教育担当→教えてDM先生編集等のオウンドメディア運営や事業部の営業推進に関わる業務を担当。

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