CXOレターでキーマンを狙い撃ち！メリットや効果をご紹介

2024.02.19 2023.10.30ダイレクトメール

作者:New Africa/stock.adobe.com

コロナ渦をきっかけに、直接ターゲットに接触することなくアプローチを行う手段として注目を集めたCXOレター。
とはいえ、実際に活用している企業はまだまだ多くはないでしょう。
他の営業方法と何が違うの？と思われる方もいると思いますので、CXOレターとはどのようなものかというところから、活用することのメリットや送付までの流れなどをご紹介していきます！

1 CXOレターとは
- 1.1 DMとの違い
- 1.2 こんな時にオススメ
2 CXOレターのメリットと効果
3 デメリット
4 送付までの3ステップ
5 おわりに

CXOレターとは

そもそも、CXOレターとはどういった意味なのでしょうか？
まずCXOとは、よく耳にする「CEO(最高経営責任)」や「COO(最高執行責任者)」などを総称したものを指します。
CXOとは「Chief x Officer」を略したもので、それぞれの単語には「Chief＝組織の責任者」「x＝業務・機能」「Officer＝執行役」という意味が含まれていて、”x”部分に当てはめる言葉により役職の意味が異なります。
そういったCXOと呼ばれる企業の責任者へ直接送る手紙のことを『CXOレター』というのです。
手紙DMや手紙営業などと呼ばれることもあります。

DMとの違い

不特定多数の方へ一斉に同じ内容の印刷物を送るような、いわゆる”ダイレクトメール”と違いがないように見えますが、
CXOレターは
・企業のキーマンへ直接送る
・相手や企業にあわせパーソナライズ化した内容にする
・1通1通手書きで作成されることが多い
といった点で大きく異なります。
上手く活用できれば、DMよりも非常に効果的な営業手法となる可能性もあります！

こんな時にオススメ

■自社製品の単価が高い
■大手や中堅企業、企業の上層部をターゲットにしたい
単価の高い製品やサービスを導入する場合、最終的な決定は上層部が握っているケースが多いです。
そんな上層部や大手企業をターゲットとする場合、窓口の突破が容易ではありません。
飛び込み訪問やテレアポなど、他の営業方法でリーチしづらい場合はCXOレターを試してみるのも良いでしょう。

■失注顧客へアプローチしたい
CXOレターは新規顧客の開拓だけでなく、失注顧客や既存顧客にも効果的です。
一斉に同じ内容の印刷物を送るよりも、気持ちのこもった手紙を送ることで、再受注やリピート率の向上にも繋がります。
一度に大量送付することが難しいため、リスト抽出時にはしっかりとセグメントを行い優先順位を付けましょう。

CXOレターのメリットと効果

CXOレターがどんなものかはおわかりいただけたと思いますが、ここからは実際に活用することのメリットや効果を紹介していきます！

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決裁権を持つ責任者へ直接アプローチできる

CXOレターという名前の通り、企業の決定権を持つ方へ直接アプローチできることが特徴の一つです。
例えば会社宛てのDMはターゲットまで辿り着かずに捨てられてしまうケースも多く、会社規模が大きくなればなるほど、決裁権を持つ上層部に見てもらえる確率は低くなります。
いちメンバーの目に留まったとしても、決定権はないため、検討に時間を要する可能性もあるでしょう。
飛び込み訪問やテレアポに関しても、窓口で断られてしまうことも多く、すぐにターゲットに繋がる可能性は高くはないといえます。
その点、宛先に個人名を記載し送るCXOレターであれば、会社規模や役職関わらず、効率よくターゲットとコンタクトをとることができるのです。

パーソナライズ化した内容で顧客ロイヤルティUP

内容を企業や個人に合わせてカスタマイズできれば、”自分だけに”という特別感が増し、顧客ロイヤルティを高めることにも繋がります。
ここでのポイントは、営業感が強くならないよう気を付けることです。いくらパーソナライズされた内容であっても、押し売りのような内容ではあまり意味がありません。
なるべくシンプルに要点を伝えるよう工夫するのが良いでしょう。

企業イメージを傷つけない

飛び込み訪問やテレアポといった営業方法をとる企業も多いですが、ガツガツした営業感が出てしまったり、相手の都合に合わせることが難しく、うっとおしいと思われてしまうケースも少なくありません。
その点CXOレターは相手のタイミングで読むことができるだけでなく、パーソナライズ化された内容が、丁寧さや自分や企業のことを理解してくれているという印象を与えられるため、企業イメージを損ねることなくアプローチできるのです。

さらに効果を高めるために…

■情報を盛り込みすぎない
商品やサービスの紹介を記載する場合は1つに限定しましょう。
1通に複数の情報を詰め込むのは逆効果。一番伝えたい情報が何なのかわからず混乱を招く可能性があります。

■高級感のある紙質を選ぶ
一般的に利用頻度の高い茶(クラフト)封筒やビニール(OPP)封筒は、CXOレターの場合安っぽく感じられてしまう可能性があります。
特雲礼・白大礼・大礼紙など、フォーマルな印象を与えられる封筒を選びましょう。

■送付後は電話でフォロー
到着したタイミングを見計らいフォローコールを行うことで、商談に繋がる可能性は高くなります。
普通郵便であれば、土日祝日を除き2～3日程度で到着しますので、発送してから4営業日以降に架電するのが良いでしょう。
架電の際、既に相手が手紙を読んでいる場合は記載した内容からトークを展開し、読んでいないようであれば電話した経緯などしっかりと説明するなど、失礼のないよう事前にトークスクリプトを作成しておくのもオススメです。

■短期間に何度も送らない
一度手紙を送りすぐに成果が得られない場合でも、次回のアプローチは最低でも2～3か月は空けましょう。
短いスパンで送り続けても相手の状況が変わっていないケースも多く、何度もうっとおしいと思われてしまうリスクもあります。

デメリット

メリットや効果をご紹介しましたが、デメリットも知っておきましょう！

個人の情報を集める必要がある

新規開拓を目的とした場合、企業宛てに送るのであればリストの入手自体は簡単ですが、個人の情報となればそうはいきません。
名刺やネットなどから情報を入手するだけでなく、複数拠点がある場合はどこに在籍しているのか、テレワークではなく出社することはあるのか…など様々な情報が必要となり、リスト作成に多くのリソースを割く可能性があります。
リストの入手が難しい場合は自社保有のリストを使用し、失注顧客の掘り起こしや、既存顧客のリピート率向上のために活用するのもよいでしょう。

作成に手間・時間がかかる

CXOレターは1通1通手書きで作成することが多く、さらにパーソナライズした内容にするためには、送り先のホームページやプレスリリースなどの最新情報をリサーチし、DMの内容に盛り込む必要があります。
フォーマット化されたDMより手間も時間もかかるため、一度に大量に制作することは難しいです。
多くの企業へアプローチを行いたい場合は、ターゲットによりDM・CXOレターを使い分けて送るのが良いでしょう。

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コストがかかる

様々な配送方法があるなかで、CXOレターは普通郵便で送るのがベターです。
そもそも信書に該当するためメール便は利用できませんが、相手に与える印象の部分でも普通郵便を選択するケースが多く、また料金別納・後納といった支払い方法ではなく切手を貼付することも多いです。
普通郵便での発送となると、定形封筒で25g以内に収まったとしても1通84円(税込)ですので、郵送費はメール便で送るようなDMよりもコストがかかります。
また、ビニール(OPP)封筒など比較的安価な資材を使用するDMと異なり、高級感を感じられる封筒や用紙を選択するケースも多く、さらに費用がかかることもあります。

ただ、CXOレターは効率的に決裁者へ届けることができるため、無駄打ちがなく、少ない通数でも効果が期待できるといわれています。

✓関連記事：信書の発送（信書便）で注意したいポイントと発送方法を解説

送付までの3ステップ

ここからは、実際にCXOレターを送付するまでの流れを見ていきましょう。

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Step1.送付先リストの作成

新規開拓が目的の場合は、まずはターゲット先となる企業を選定し、名刺やネットの情報からリストを作成しましょう。
会社名・住所の他に「氏名」「部署」「役職」の情報が必要です。
送付後フォローコールを行う場合は「電話番号」もリストに記載しておくと、架電リストとしても活用できます。
失注・既存顧客への送付であれば、保有のリストから対象者をピックアップしましょう。
大量送付が難しいCXOレターにおいて、リスト選定は大事なポイントです。受注率やLTVの高い企業をセグメントすることで、少ない通数でも効果が期待できます。

Step2.記載する内容の検討

次に手紙に記載する内容を考えます。
宛先のコーポレートサイトやプレスリリースなど、様々な最新情報を集め、その内容を盛り込んだ文章にしていきます。
成果を出すためには、宛先ごとにリサーチした情報を基に
・どういう理由で手紙を送ったのか
・企業の課題に対してどんな解決方法があるのか
・具体的な実績、類似企業の事例
などを記載することがポイントです。
宛先ごと全く異なる内容にする必要はなく、冒頭の挨拶など共通部分は使いまわせると効率よく進められます。
文章が完成したら、便箋に手書きで記載していきましょう。

Step3.郵送

封筒に切手を貼付し、普通郵便で発送するのが良いでしょう。
普通郵便であれば、土日祝日を除き2～3日程度で宛先に到着するので、その後タイミングを見てフォローコールを行うと更に商談獲得率UPに繋がります。

おわりに

同じ営業方法を続けていてもあまり効果が感じられない…そんなお悩みをお持ちの企業様もいらっしゃるかと思います。
まだCXOレターでのアプローチを試されていないという方、ぜひこの機会に検討してみてください！

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三輪姫乃

ダイレクトメール発送代行専門会社・上場企業【ディーエムソリューションズ株式会社】 ◆ダイレクトメール事業部営業推進課