【ビジネス向け】もう迷わない!折り方・封入向きマナー

2024.03.06 2023.11.30ダイレクトメール
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履歴書・営業資料など、自分の印象に深くかかわりそうな書類を送るときって、とてもドキドキしますよね。マナーに反していないかな・・・と心配になる方も多いのではないでしょうか。

この記事は、郵送するときのマナーが知りたい送った相手によい印象を持ってもらいたいと思っている方向けです。是非ご参考ください。

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【送るもの別】折り方のマナー

はじめに、折り方のマナーを以下に記載します。

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履歴書

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履歴書は、A4かA3サイズ、もしくはB5かB4サイズが一般的です。企業からの指定が無ければどちらを使っても問題ありません。A4やB5サイズの履歴書は、折らずに定形外封筒へ入れ、A3やB4サイズの履歴書は、文面は外側にして二つ折りし、定形外封筒へ入れましょう。

三つ折りや十字折りは、文字が見えづらくなってしまうので、極力行わない方が好印象に繋がります。また、履歴書は「信書」に該当するので郵便でのみ発送可能です。定形外郵便は@120円(税込)から重量課金制になっているので、切手を貼って郵送する場合には金額を間違えないように気を付けてください。

信書については別記事にて取り上げています。是非ご参照ください。
信書の発送(信書便)で注意したいポイントと発送方法を解説

請求書・納品書・見積書

請求書・納品書・見積書のような書類は、一般的にはA4サイズのペラ紙で出力されます。こういった書類は、巻き三つ折りもしくはZ折りを行い、定形封筒(長3封筒)に入れるのがおすすめです。また、これらの書類は全て「信書」に該当し、郵便のみ発送可能です。定形サイズ25g以内は@84円(税込)で、50g以内は@94円(税込)となります。51gを超える場合は、長3封筒に入れても定形外扱いになるので注意が必要です。

>巻三つ折り:文面を内側にし、最初に下1/3を上に折り上げ、次に上1/3を重ねるように折りましょう。
>Z折り:宛先情報を外側にして三つ折りにます。横からみるとZの形になるのが名前の由来です。

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営業資料・サービス案内

企業によってサイズは異なりますが、一般的にはA4やB5サイズなどの冊子やチラシが多い印象です。パンフレットなどの冊子の場合は、折らずに定形外封筒に入れましょう。複数の紙が重なっている冊子を折ろうとすると、変なシワが寄ってしまって綺麗に折ることが出来ません。また、せっかくの資料を折って定形サイズにしてしまうと他の郵送物を紛れてしまう可能性があります。

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【封筒別】封入向きのマナー

続いて、封筒別の封入向きのマナーを以下に記載します。

洋2封筒

洋2封筒のサイズ(162×114mm) ※定形

紙サイズ 折り
A6サイズ 折らずに入る
A5サイズ 長辺を二つ折り
A4サイズ 十字折り

結婚式の招待状や、一般的なお手紙の便せんで使用される封筒です。ビジネスシーンでは、代表者変更のお知らせや移転案内などによく利用されています。洋封筒はフラップ(封筒のベロ)部分から開封されるので、A6サイズ(ハガキ)は裏向き(封筒裏面に内容物の表面がくるよう)にし、封入するとよいです。折加工が必要なサイズを封入する場合は、文面を内側にして折り、「表1」を封筒裏面に向けて折り目をフラップ側にして入れるのが主流になっています。

長3封筒(和封筒)

長3封筒のサイズ(120×235mm) ※定形

紙サイズ 折り
A6サイズ 折らずに入る
A5サイズ 短辺二つ折り or 長辺を三つ折り
A4サイズ 長辺を三つ折り

請求書や納品書を送る際にも多く利用される封筒です。A6サイズは折らずに封入できますが、取りだしにくくなってしまうので長3封筒を使用する場合にはあまりおすすめしません。三つ折りされた書類は、フラップ側に内容物右上が来るように入れるのが一般的です。

窓付きの長3封筒の場合は、巻き三つ折りではなくZ折りで対応しましょう。綺麗に三つ折りにしてしまうと宛先情報が窓から見えなくなってしまうことが多く見受けられるので、封筒の短辺より少し短くなるように折ることが大切です。

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洋長3封筒

長3封筒のサイズ(120×235mm) ※定形

紙サイズ 折り
A6サイズ 折らずに入る
A5サイズ 短辺二つ折り or 長辺を三つ折り
A4サイズ 長辺を三つ折り

洋長3封筒は、長辺にフラップが付いているものを指します。A6サイズのハガキなどを同封する場合には、こちらを使用すると良いでしょう。巻三つ折り・Z折りについては長3封筒(和封筒)と同じです。ちなみに、内容物の右上の角が封筒の右下に来るように入れるのが一般的です。

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角2封筒

角2封筒のサイズ(240×332mm) ※定形外

紙サイズ 折り
A6サイズ 折らずに入る
A5サイズ 折らずに入る
A4サイズ 折らずに入る
A3サイズ 二つ折り

営業資料などを送る時などに利用される、最も一般的な封筒です。A4サイズまで折らずに封入することができます。角2封筒を利用する場合は、内容物の向きを揃えることを意識しましょう。大事な書類を送る場合は、雨で濡れたり角折れを防ぐためにクリアファイルに入れることをおすすめします。

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折り・封入向き以外には

最後に、以下3つのことを確認しましょう。

内容物に間違い・誤字脱字はないか

送付状や書類に、間違った内容は書かれていないか・誤字脱字はないかをしっかりとチェックしましょう。どれだけマナーを気にしていても、肝心の内容が間違っていたり、漢字の間違いがあったりすると、それだけで評価は下がってしまいます。

書き終わった直後と封入する前には必ずチェックを行い、それでも不安な場合には誰かに見てもらうと安全です。

汚れや破損はないか

印刷したときにインクが滲んでしまった・水滴がついてふやけてしまったなどの汚れや、破れ・角の折れなどが無いか確認しましょう。相手に送るものなので、「この程度ならいいか」と思わず、綺麗な書類を送ることを心がけましょう。

あて先の記載方法に間違いはないか

あて先を封筒に記載する場合、注意するべきポイントが4つあります。

  1. 住所は都道府県から記載すること
  2. 社名は略さずに正式名称で記載すること
  3. 自分の名前と住所は裏面に記載すること
  4. 敬称は、企業・部署あての場合「御中」、個人あての場合は「様」にすること

もちろん、漢字間違いなどのないよう気を付け、手書きの場合は心を込めて記載しましょう。

おわりに

最後までお読みいただきありがとうございます。
マナーは色々ありますが、お届け先のことを想って丁寧に折ったり、封筒に入れれば、その気持ちは届く!と私はと思います。
届いたときに見やすいか、開きやすいかを確認してみましょう。

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竹内 祥子

竹内 祥子

ダイレクトメール発送代行専門会社・上場企業 【ディーエムソリューションズ株式会社】 ◆DM業界歴11年 ◆マーケティング担当