テレアポで受付突破するテクニックと組織的な対策

2026.08.10マーケティング

テレアポでは、商品やサービスの説明以前に、受付担当者から担当部署へ取り次いでもらう必要があります。
受付で断られる状態が続くと、架電件数を増やしても商談の機会は十分に生まれません。
受付の役割を理解し、話し方や用件の伝え方を見直すことが成果向上の第一歩です。
本記事では、テレアポで受付を突破するコツ、実際のトーク例、そして個人の経験に依存しない組織的な対策について解説します。

テレアポの受付突破が難しい理由

受付ブロックが起こる背景には、担当者の業務時間を守る受付の役割と、営業電話だと判断されやすい話し方があります。強引な突破を目指すのではなく、相手が取り次ぎを判断しやすい情報を簡潔に伝える必要があります。以下にて、テレアポにおける受付ブロックの原因について解説します。

受付担当者の役割とミッション

受付担当者には、社外からの電話を確認し、必要な連絡だけを担当者へ取り次ぐ役割があります。不要な営業電話を取り次ぐと、担当者の業務を中断させるため、連絡内容を見極めなければなりません。

また、企業によっては、営業電話を原則として断るルールが設けられています。そのため、受付担当者を障害と捉えず、部署名や用件を明確に伝える姿勢が求められます。受付が判断に迷わないよう、誰に何の目的で連絡したのかを短く示すことが必要です。

営業電話だと判断される話し方の特徴

受付担当者は、声の調子や挨拶、用件の伝え方から営業電話かどうかを判断します。自信のない声や不自然に明るいトーンは、定型的な営業電話だと受け取られやすくなります。

また、受付の段階で商品説明を長く続けると、売り込みの印象が強まります。「ご担当者様」のような曖昧な表現も、準備不足の一斉架電だと判断される原因です。落ち着いた声で企業名と氏名を名乗り、希望する部署と用件を端的に伝えることが基本となります。

受付突破率を高める基本テクニック

受付突破率を高めるには、自然な話し方に加え、用件や対象者を明確に伝える準備が必要です。また、架電する時間帯まで含めて設計すると、担当者へ接続できる可能性を高められます。こちらでは、テレアポの受付突破率を向上させる基本テクニックをご紹介します。

自然なトーンと話し方を意識する

受付では、内容だけでなく、声の調子や話す速度も判断材料になります。営業用の明るすぎる声や原稿を読むような話し方は避ける必要がありますが、逆に自信のない小さな声では、用件の重要性が伝わりにくくなります。

落ち着いた声量と速度を保ち、通常の業務連絡に近い調子で話すことが基本です。また、既存の取引先を装うのではなく、企業名と氏名を正確に名乗ります。誠実な受け答えを徹底することで、企業への印象を損なわずに会話を進められます。

用件を簡潔に伝える

受付担当者へ長い商品説明をしても、取り次ぎの判断にはつながりません。企業名と氏名を名乗った後は、連絡の目的と希望する担当者を簡潔に伝えます。

たとえば、「業務効率化に関するご案内で、総務部の責任者様をお願いします」と伝える方法です。事前に紙媒体のダイレクトメール（以下DM）を送付した場合は、その事実も伝えます。「先日お送りした資料の確認でご連絡しました」と話せば、電話の背景が明確になります。ただし、売り込みではないと偽るのではなく、用件を正確かつ短く伝える姿勢が必要です。

DM送付後のテレアポを一連の営業フローとして設計したい場合は、DM×テレアポの後追い営業のポイントも参考にしてください。

事前にキーマンの部署や役職を調べる

「ご担当者様をお願いします」という依頼では受付が取り次ぎ先を判断できないため、架電前にWebサイトやプレスリリースを確認し、対象部署を調べます。商材に応じて、総務部、情報システム部、営業企画部などの候補を整理します。

担当者名を確認できない場合でも、「販促施策の責任者様」と役割を示すことは可能です。また、対象を具体化することで、無作為な営業電話という印象を抑えられるため、過去の名刺や問い合わせ履歴があれば、担当者の所属状況も確認しましょう。

架電対象のリストアップ自体でつまずく場合は、架電リストの作り方も参考にしてください。

架電する時間帯を工夫する

受付突破率は、電話をかける時間帯によっても変化します。始業直後は朝礼やメール確認が重なり、担当者が電話へ出にくい場合があり、昼休みの前後は離席が多く、受付も通常より忙しくなる可能性があります。

一般的には、午前10時から11時、午後2時から4時が候補となりますが、企業の業種や勤務形態によって、つながりやすい時間は異なります。架電結果を時間帯別に記録し、自社の対象リストに適した時間を分析しましょう。

受付突破からアポ獲得までのトーク例

これまでのポイントを踏まえると、以下のような流れで会話を組み立てられます。

• 挨拶・名乗り：落ち着いたトーンで企業名と氏名を正確に名乗る
  「お世話になっております。株式会社○○の○○と申します」
• 用件の提示：目的と希望する部署を簡潔に伝える（DM送付済みなら背景も添える）
  「業務効率化に関するご案内で、総務部の責任者様をお願いできますでしょうか。先日資料をお送りしておりまして、その確認でご連絡しました」
• 受付の反応への対応：断り文句が来ても反論せず、案内に沿って次の接点を探る（具体的な対応は次章で解説）
• キーマンへの接続 or 次回接点の確保：取り次いでもらえない場合は資料送付や再架電の約束で終える
  「かしこまりました。それでは資料を担当部署宛にお送りしてもよろしいでしょうか」

※上記は型の一例です。実際の会話では相手の反応に応じて言い回しを調整する必要があります。
テレアポ全般のトークスクリプトを体系的に作りたい場合は、テレアポのトークスクリプトの作り方もあわせてご覧ください。

受付突破の際によくある断り文句と切り返し例

受付から断られた際は、強く反論せず、相手の案内に沿って次の接点を確保することが必要です。以下にて、受付突破の際によくある断り文句と切り返し例について解説します。

「営業はお断りしています」への対応

「営業はお断りしています」と言われた場合は、強引に取り次ぎを求めてはいけません。まずは承知した旨を伝えたうえで、情報提供や資料送付後の確認であれば、その背景を正確に説明するなど、今回の連絡目的を簡潔に補足します。

たとえば、「承知しました。先日お送りした資料の到着確認でご連絡しました」と伝えます。受付の判断が変わらない場合は、担当部署へ資料を送る方法があるか確認します。企業のルールを尊重しながら、別の接点を作る姿勢が求められます。

「担当者が不在です」への対応

担当者が不在の場合は、その場で会話を終えず、再架電に必要な情報を確認します。具体的には、戻り予定の時間や、つながりやすい曜日を尋ねる方法があります。「何時頃に改めればよろしいでしょうか」と簡潔に確認すると、受付も回答しやすくなります。

担当者名が不明な場合は、該当業務を担当する部署名や役職を確認します。ただし、個人情報にあたる内容を無理に聞き出すことは避けなければなりません。確認できた情報は顧客リストへ記録し、同じ質問を繰り返さないようにします。

「資料をメールで送ってください」への対応

資料送付を求められた場合は、拒否と判断せず、次の接点を作る機会として対応します。まずは送付を了承し、宛先となる部署やメールアドレスを確認し、そのうえで「送付後に確認のお電話を差し上げてもよろしいでしょうか」と尋ねます。

確認の了承を得られれば、次回の電話に明確な理由を持たせられます。送付する資料は、受付で伝えた用件と一致する内容に揃えることが必要です。また、送付日と再架電日を記録し、時間を空けすぎないように対応します。

避けたいNGワード・NG行動

組織として受付突破率を上げる方法

受付突破率を継続的に高めるには、個人の経験だけに頼らず、事前準備やトーク内容を組織で共有する必要があります。こちらでは、組織として受付突破率を上げる方法をご紹介します。

個人のスキルに依存するリスク

一部の営業担当者だけが受付を突破できる状態では、チーム全体の成果が安定しません。担当者の異動や退職が発生すると、蓄積されたノウハウを失う可能性もあります。

また、個人ごとに話し方や切り返しが異なると、架電結果を正確に比較できません。どのフレーズが有効だったのか判断できず、改善施策も担当者の感覚に依存します。そのため、受付で確認された内容や断り文句を記録し、チーム内で共有する必要があります。

この記録をExcelで手動管理していると、情報の陳腐化や重複が起こりやすくなります。営業リストのExcel管理に限界を感じたらも参考にしてください。

専門のノウハウを持つ外部パートナーの活用

社内の人員や教育時間が不足している場合は、架電業務を外部へ委託する方法があります。受付突破の経験を持つ担当者へ依頼すれば、事前準備から結果管理まで効率的に進められます。

外部パートナーを選ぶ際は、架電件数だけでなく、トーク設計や報告内容も確認します。ただし、商材やターゲットを理解せず、一律のスクリプトで対応する会社には注意が必要です。
依頼できる業務範囲や料金体系の違いを事前に把握したい場合は、テレアポ代行の選び方も参考にしてください。

キーマンへの確実なアプローチを実現する「callstep」

callstepは、法人向けの新規架電やフォローコールに対応する架電代行サービスです。ヒアリングシートの内容をもとに当社インサイドセールスチームがトークスクリプトを作成し、内容をご確認いただいたうえで架電を開始します（お申し込みから最短2週間で架電開始）。

受付突破では、対象部署やキーマンを想定し、用件を簡潔に伝えるアプローチを設計します。受付を強引に突破するのではなく、企業のルールへ配慮しながら接点を作ります。

担当者へ接続できた後は、現在の課題や既存サービスの利用状況を確認し、アポイント獲得だけでなく、見込み顧客の検討状況や関心内容も収集します。受付で断られた理由や再架電時期も記録されるため、継続的なアプローチが可能です。

料金は基本費用30,000円＋架電費用@370円（2コール／1回目不在の場合は2回目まで実施）で、架電先リストは300件以上・法人向けから承っています（成果保証はありません）。アポ獲得を目的に架電を実施した導入事例では、自社対応時1.5％だったアポ獲得率が5.0％まで向上し、500件の架電から受注3件を獲得しました。

社内で架電リソースを確保できない場合や、受付突破の品質を統一したい企業に適しています。詳しい特徴・料金・導入事例はcallstepの詳細ページでもご紹介しています。

よくある質問

Q. テレアポの受付突破率はどれくらいが目安ですか？
業種や商材、リストの精度によって幅が大きいため、一概の目安を示すことは困難です。まずは自社の架電結果を時間帯・トーク内容別に記録し、自社にとっての基準値を把握したうえで改善を重ねることが重要です。

Q. 受付突破で絶対に避けるべきことは？
「ご担当者様」といった曖昧な依頼や、受付の段階での長い商品説明は避けましょう。詳しくは「避けたいNGワード・NG行動」をご覧ください。

Q. 社内に受付突破のノウハウが蓄積されていない場合はどうすればいいですか？
架電代行サービスの活用も選択肢の一つです。callstepのように、体系化されたトーク設計と結果の記録・共有を行うサービスであれば、品質を統一しながら架電業務を進められます。

おわりに

こちらの記事では、テレアポで受付を突破する方法と組織的な対策について解説しました。

受付担当者には、不要な営業電話から担当者の時間を守る役割があります。そのため、強引な切り返しではなく、用件や対象部署を簡潔に伝える姿勢が必要です。また、自然なトーンや事前調査、架電時間の工夫により、受付突破率を高めやすくなります。

断り文句への対応では、相手の案内を尊重しながら、再架電や資料送付など次の接点を確保します。さらに、架電結果や有効なトークを共有すると、個人の経験に依存しない体制を構築できます。社内で十分な人員やノウハウを確保できない場合は、架電代行サービスの活用も有効です。

受付突破からキーマンへの接続までを継続的に改善し、商談機会の増加につなげる必要があります。

当社ディーエムソリューションズでは、ダイレクトメールの印刷から発送までをWEBで注文・完結できる「セルマーケ」を運営しております。セルマーケではポストカードやA4大判はがきなど、さまざまなサービスを提供しております。詳細についてはこちらでご紹介しておりますので、DMの印刷や発送をご検討中の方はお気軽にご相談ください。