DMの発送代行とは？委託できる業務内容と会社選びのポイント

DM（ダイレクトメール）を大量に送りたいけれど、印刷や封入などの発送作業が大変…とお悩みではありませんか？自社対応では人手や時間がかかるDM発送の課題を解決する手段として注目されているのが「DMの発送代行」というサービスです。本記事では、DMの発送代行のサービス内容からメリット、注意点、業者を選ぶ際の比較ポイントまで詳しく解説します。

目次
1 DDMの発送代行とは？の発送代行とは？
2 DMの発送代行サービスに委託できること
3 DMの発送代行サービスを利用するメリット
4 DMの発送代行を利用する際の注意点
5 DMの発送代行会社を選ぶ際のポイント
6 DMの発送代行サービスを導入する場合の流れ
7 おわりに

DMの発送代行とは？

DMの発送代行とは、企業が顧客や見込み客に向けて発送するDMに関する業務を、専門業者に一括して委託できるサービスです。
具体的には、DMの企画・印刷・封入・宛名貼付・発送といった作業をまとめて対応してくれます。依頼主である企業と郵便局や民間の配送業者の間に立ち、DMの制作から配送までをスムーズに進行させる役割を担います。
また、宛名データの精査や不着対応、反響の分析まで対応できる業者もあり、単なる「配送代行」にとどまらない、マーケティング支援サービスとしての側面も持ち合わせているのです。

DMの発送代行が利用されている背景

DMの発送代行が多くの企業に利用されている背景には、まず人手不足があります。
多くの企業は、限られた人員で業務をこなす必要がある中、DM作業に時間を割くのが難しくなっているのが現状です。
また、コスト削減や業務効率化へのニーズも高まっており、アウトソーシングによって社内の負担を軽減しながら、成果を上げたい企業が増えています。さらに、ターゲットに直接アプローチできるDMは、デジタル施策と併用することで高い販促効果が期待されており、改めて注目されています。

フルフィルメントサービスとの違い

DMの発送代行とよく比較されるのがフルフィルメントサービスです。
両者ともに外部委託によって業務を代行する点は共通していますが、対象範囲と目的が異なります。
フルフィルメントサービスは、主にEC業務における在庫管理・受注処理・梱包・発送までの一連のロジスティクスを担うのに対し、DMの発送代行は販促活動の一環としてのDM業務に特化しています。
そのため、商品販売が目的のEC事業にはフルフィルメント、販促・集客が目的の場合にはDM発送代行と、用途に応じて使い分けるのが一般的です。

DMの発送代行サービスに委託できること

委託できる業務内容は、発送代行会社ごとに異なります。
DMの印刷から封入・宛名貼付・発送といった基本的な作業に加えて、DMの企画やデザイン、宛先リストの作成、付着対応、反響測定などを請け負う業者も増えています。自社では手が回らない部分にうまく発送代行サービスを活用することで、より効果的なDM戦略を立てることができるでしょう。

DMの発送代行サービスを利用するメリット

ここでは、DMの発送代行サービスを利用することで得られるメリットを4つご紹介します。

作業負担の軽減・業務効率化

DM業務を社内で対応する場合、印刷・封入・宛名貼り・仕分けといった作業に多くの時間と人員が必要となります。
これらを外注することで、社員の負担を大幅に軽減でき、煩雑な作業に追われることなく、本来注力すべき業務や顧客対応に集中できます。また、外注には一定の費用が発生しますが、自社で対応した場合にかかる人件費や残業代、機材準備などの隠れたコストを考慮すると、トータルでのコスト削減につながるケースも多くあります。

ミスの削減

DMの発送業務には、宛先の貼り間違いや同封物の混在といった人為的ミスが発生しやすい工程が含まれます。
専門の代行業者は、こうした業務に精通しており、マニュアルやチェック体制が整備されています。機械化された工程と熟練スタッフによる目視確認を組み合わせることで、ミスの発生を最小限に抑え、正確に業務を遂行してくれるため安心です。

大量発送時でも迅速な対応が可能

キャンペーンやセールの案内など、短期間に大量のDMをまとめて発送する場面では、社内対応では人手と時間が不足し、スケジュールに遅れが生じるリスクがあります。
DM発送代行を利用すれば、大規模な発送にも柔軟に対応してもらえるため、予定通りにDMを届けることができます。

作業・保管スペースを確保する必要がない

DMの準備には、封入物や資材の保管スペース、作業スペースの確保が欠かせません。
特にオフィス環境では、スペースが限られているため、DM作業のたびに物理的な負担が大きくなります。発送代行会社を利用すれば、印刷物や資材の管理・保管も含めて対応してくれるため、社内スペースを圧迫することなく業務を進められます。

DMの発送代行を利用する際の注意点

DMの発送代行サービスを利用する際は、以下のような点に留意しましょう。

委託費用がかかる

DMの発送代行を利用するには外注費用が発生します。
社内対応に比べてコストが増加する可能性があるため、予算に余裕を持たせた計画を立てる必要があります。また、業者から提示される初回の見積もりが概算である場合、後から追加費用が発生するケースも少なくありません。例えば、封入物の重量変更や梱包資材の仕様変更、宛先データの修正作業などで追加料金が発生することがあります。こうしたトラブルを避けるためには、事前に業務内容を明確に伝え、正確な見積もりを取得することが大切です。

セキュリティ対策が充実している会社に依頼する

DMの発送では、顧客名簿や住所といった個人情報を取り扱うため、情報漏えいリスクに対する十分な対策が求められます。
代行業者にデータを渡す以上、委託先のセキュリティ体制が万全であるかは非常に重要な選定基準となります。プライバシーマークなどの第三者認証を取得している業者は、一定の基準をクリアしているため信頼性が高いといえます。

その他にも
・発送先のリストの受け渡し方法
・監視体制がある中でラベル貼付等の作業が行われているか
・社内でのセキュリティカード使用の徹底
・防犯カメラが設置されているかどうか
などもチェックしておくと良いでしょう。

DMの発送代行会社を選ぶ際のポイント

続いては、DMの発送代行会社選びで重視すべき5つのポイントをご紹介します。

DMの専門会社を選ぶ

DM発送は、単純な作業のように見えて、企画・印刷・封入・宛名処理・発送など複数の工程が連動する専門的な業務です。
そのため、DMに特化したノウハウや体制を持つ専門会社を選ぶことが重要です。

DMの発送代行業者には、大きく分けて下記3パターンがあります。
①広告代理店が広告媒体の一部としてDMを取り扱っている、②印刷会社が印刷業務の一環としてDMを取り扱っている、③専門会社がDMを取り扱っている

①広告代理店の場合、DM以外にも幅広い広告媒体を扱っているという強みはありますが、料金的なメリットはあまり期待できません。②印刷会社の場合、印刷代が安く上がるものの、送料はそれほど安くならないケースも多いです。③専門業者はDMの取り扱い数が非常に多いため料金が割安になり、封入やラベル貼りなどの作業を行うスタッフも社内に抱えているため、急な依頼にも柔軟に対応できます。

委託できる業務内容を確認する

業者によって対応できる業務の範囲には違いがあります。
自社がどこまでの作業を外注したいのかを明確にし、それに対応できる業者をリストアップしましょう。複数社に対応可否を確認することで、希望する業務すべてを任せられるベストなパートナーが見つかるはずです。

相見積もりを取る

DM発送代行の料金体系は、業者によって異なります。
封入点数、発送件数、資材の種類などによって価格が変動するため、明確な料金体系を提示しているかどうかは重要な判断基準です。複数の業者から見積もりを取り、サービス内容と価格のバランスを比較することで、過剰なコストを避けつつ、最適な委託先を見つけることができます。
なお、見積もりを比較する際は、単価だけでなく、追加費用やオプションの有無などもチェックするようにしましょう。

取引実績を確認する

信頼できる業者かどうかを判断する材料として、取引実績は非常に重要です。
過去の主要取引先に、自社と同じような業界や規模の企業が含まれているかを確認することで、ニーズに応じた対応力があるかを見極めることができます。また、1回の平均発送件数や年間の取扱件数といった情報も参考になるでしょう。経験豊富な業者は、トラブル時の対応力にも優れており、安心して業務を任せられます。

サポート対応が充実しているか

DM発送は事前の打ち合わせから納品完了まで、細かな確認や変更が発生することがあります。
そのため、迅速で柔軟なサポート対応をしてくれる業者であるかどうかも大切なチェックポイントです。例えば、問い合わせへのレスポンスが早いか、担当者が常に状況を把握しているか、疑問に対して具体的な提案をしてくれるかなど、対応の質を見極めましょう。

DMの発送代行サービスを導入する場合の流れ

DMの発送代行サービスを導入する際は、まず気になる業者に問い合わせを行い、DMの内容や発送数やスケジュールなどの要望を伝えます。
次に、業者からヒアリング受け、要望に応じた最適なプランを提案してもらいましょう。内容に納得できれば見積もりを依頼し、予算とのすり合わせを行います。契約が完了したら、宛名リスト（顧客データ）や封入するチラシや案内状など、必要なデータや資材を業者へ提出します。その後、業者側で印刷・封入・宛名貼付といった作業を進め、指定日に合わせて発送されます。

おわりに

DMの発送代行サービスは、業務負担の軽減や効率化、品質向上に大きく貢献する便利なアウトソーシング手段です。適切な業者を選ぶことで、コストを抑えつつ、高い成果が期待できます。本記事を参考に、自社の目的に合ったサービスを見極め、効果的なDM施策を実現してください。

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