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作成者 AlexZlat/stock.adobe.com

ダイレクトメール（DM）や会報誌・カタログ等をまとめて発送する機会がある方へ、発送代行業者へ依頼することのメリットや手順、依頼する際の注意ポイント等を分かりやすく解説している記事をまとめています。

ダイレクトメールに関わる作業は非常に手間！

まず、ダイレクトメールを送る為には具体的にどのような作業が必要になるのでしょうか？

細かく挙げると多くの工程があり、発送件数が多ければ多いほど作業に時間がかかります。
しかも、普段やらないような慣れない作業がほとんどでミスも多発しやすく、特に宛名リストのデータ加工や宛名ラベル貼付等は個人情報も関連してくるのでミスが許されないシビアな作業です。実際に対応するのは少しこわいですよね！

これらの手間は外注することで解決できる！

前述したダイレクトメール発送に関する作業は、自分達で対応するのではなくプロに任せることで手間が省け、より安心して発送することができます。
それぞれの作業工程の詳細や効率化について以下記事でまとめているので是非参考にしてみてください！

🔍詳細記事
≫ダイレクトメールの封入作業を外注して業務効率化する方法
≫ダイレクトメールの宛名印刷・印字作業を外注して業務効率化する方法

ダイレクトメール（DM）の発送代行会社とは？

プロに任せると言いましたが、発送代行会社どのような会社なのでしょうか？
主な業務内容としては、ダイレクトメールのデザイン・印刷・封入・ラベル貼り・発送物の保管などの作業を行え、発送物を郵便局や運送会社へ持ち込むまでの作業をワンストップで行える会社になります。

🔍詳細記事
≫東京の安いDM発送代行業者を比較！おすすめのDM発送代行はココ！

発送代行会社の仕組みは？

では、発送代行会社の仕組みについて見ていきましょう。

発送代行会社は、ダイレクトメール等の発送物を送りたい企業と発送物を配達してくれる運送会社の間に立ちサービスを展開しています。
発送物を送りたい企業は、安く発送して利益を多くしたいと考えます。一方で運送会社は発送物を回収する窓口をなるべく少なくして回収作業工数を少なくしたいと考えます。
そこで、この2つの悩みを解決するのが、発送代行会社になります。

発送代行会社は多くの企業の発送物を取りまとめて各運送会社に引き渡します。大量の発送物の回収窓口が一本化される事で発送業者の回収作業工数が減る為、発送代行会社は運送会社から非常に安い発送料金の卸値をもらっています。
一方で発送物を送りたい企業は、発送代行会社に依頼をすることで安価な卸値を持っている発送代行会社の枠により低価格で発送することができるため、コスト削減に繋がります。
このように双方が求めることを解決することができるのが発送代行会社です。

さらに、多くの発送代行会社は、自社に印刷するための印刷機や封入するための封入機、そして封入作業等を手作業で行う場合の作業員を抱えているため、発送に必要な作業を全て請け負うことが可能です。また、運送会社が発送物を受け取りにくる保管場所も持っているため、発送までの保管も自社で行うことができます。
さらに、自社にダイレクトメールのデザインを行う部署やキャッチコピーを考える部署を持っている会社であれば、ダイレクトメールの企画・デザイン制作から請け負うこともできます。
このように発送代行会社は、ダイレクトメールの企画・制作・印刷・封入・保管といった全ての工程を支援することが可能なのです。

🔍詳細記事
≫発送代行業者とは？外注して今よりDMを安く発送する方法について

どんなメリットがあるの？

では、発送代行会社を利用することでどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

送料のコスト削減が可能

発送代行会社は上記のような仕組みにより発送料金を安くできるため、コスト削減をすることができます。運送会社のオープン価格で直接差し出すよりも、安く発送できることが多いです。

作業に必要な人件費のコスト削減が可能

発送代行会社に作業から全て依頼することで、自社でラベル貼りや封入作業をするための人材を雇う必要がなくなり人件費を削減することができます。

業務の効率化が可能

デザインは制作会社で、印刷は印刷会社、宛先リスト加工や封入作業は自社、仕上がったダイレクトメールを郵便局や運送会社に持ち込む段取りを組む…このように1つ1つの作業を別々に分けていると窓口が分かれてしまい、各企業へそれぞれ手配やスケジュールの調整が必要となってしまいます。
しかし、発送代行会社に依頼すると全ての作業を行ってくれ窓口も一本化することができるため、各企業への手配やスケジュール管理を行う手間を省くことができ、本来の業務に時間を割くことができるようになります。

作業・保管スペースを確保する必要がない

自社で作業を行う場合は、社内に作業用スペースや発送物を保管するスペースを確保しておく必要があります。また、作業をするスペースがない場合にはスペースを借りる必要があるため更にコストもかさみます。発送代行会社に依頼すれば作業を行うための作業場や保管するスペースを準備する必要がなくなります。

発送代行会社を選ぶ際のポイント

では、発送代行会社を選ぶ際にはどのようなことに気をつければいいのでしょうか？

全国には大小問わず非常に多くの発送代行業者が存在しており、売りにしているポイントは企業によって異なります。
安さももちろん大事ですが、まずは以下の5つのポイントを意識して業者選定を行いましょう。

●個人情報の取り扱いや現場のセキュリティはしっかりとしているか
●発送代行会社としての実績は十分か
●内容に変更が発生した際に臨機応変に対応できるようなサポート体制があるか
●ダイレクトメールのマーケティングに関する相談を受けてくれるか
●ダイレクトメールの専門業者であるか

個人情報の取り扱いや現場のセキュリティはしっかりとしているか

顧客の住所・氏名などの情報は企業にとって大変重要なもの。そんな大切なデータを預ける発送代行業者は、セキュリティに関して万全であってほしいものです。テレビなどで情報漏洩のニュースを見かけることがありますが、発送代行業者選びを間違えると、他人事ではなくなってしまいます。
発送代行業者として、情報管理が正しく行われていることを証明する「プライバシーマーク」を取得していることは最低条件といえます。
その他にも
・発送先のリストの受け渡し方法
・監視体制がある中でラベル貼付等の作業が行われているか
・社内でのセキュリティカード使用の徹底
・防犯カメラが設置されているかどうか
などもチェックしておくとよいでしょう。

発送代行会社としての実績は十分か

当たり前ですが、実績が豊富なほど安定したサービスを受けられる可能性が高いです。創業年数や資本金、上場の有無、取引社数、大手企業との取引実績があるかなども確認しておくと、発送代行業者として信頼ができる会社なのか判断する材料になります。

内容に変更が発生した際に臨機応変に対応できるようなサポート体制があるか

作業などを外注している発送代行の場合、急な変更に対応できない可能性があります。自社で物流センターや作業スタッフを抱えている業者であれば臨機応変な対応が可能なことも多いため、事前に把握しておくとよいでしょう。

ダイレクトメールのマーケティングに関する相談を受けてくれるか

DMの効果を向上させるためには、DMの仕様やデザイン、キャッチコピー、発送するタイミングなど、様々な要素が関わってきます。DMに関するノウハウがない場合、どのように工夫したら良いのか悩んでしまいますよね。そんな時、相談できる業者がいれば心強いはずです。単純に安く発送できるだけではなく、マーケティングに関してのノウハウを持つ業者へ依頼できると安心です。

ダイレクトメールの専門業者であるか

DMの発送代行業者には、大きく分けて下記3パターンがあります。
①広告代理店が広告媒体の一部としてDMを取り扱っている、②印刷会社が印刷業務の一環としてDMを取り扱っている、③専門会社がDMを取り扱っている

①広告代理店の場合、DM以外にも幅広い広告媒体を扱っているという強みはありますが、料金的なメリットはあまり期待できません。印刷会社の場合、印刷代が安く上がるものの、送料はそれほど安くならないケースも多いです。専門業者はDMの取り扱い数が非常に多いため料金が割安になり、封入やラベル貼りなどの作業を行うスタッフも社内に抱えているため、急な依頼にも柔軟に対応できます。

それぞれ会社比較の際に必要な視点別に詳細記事もありますので併せてご確認ください！

🔍詳細記事
≫発送代行業者へDMを外注する際に気をつけたいポイントとは？
≫DMの外注で失敗しないための発送代行業者を選ぶ・比較する際のポイント
≫金額比較の落とし穴！DM施策の相見積のポイントとチェック項目

おわりに

お読みいただきありがとうございました！ダイレクトメールの発送代行会社に依頼することのメリットを感じていただけたら嬉しいです。

DM発送代行はディーエムソリューションズへ！
教えてDM先生!事務局を運営しているディーエムソリューションズ㈱は、本記事で紹介している発送代行会社です。業界20年以上の実績で、ダイレクトメールから商品など宅配便での発送代行まで、物流全般に関して何でもご相談受け付けております。こちらのお問合せフォームよりお気軽にお問合せくださいませ。

◆この記事を書いた人
三輪姫乃
ダイレクトメール発送代行専門会社・上場企業 【ディーエムソリューションズ株式会社】
◆DM発送営業→新卒教育担当→教えてDM先生編集等のオウンドメディア運営や事業部の営業推進に関わる業務を担当。マーケティング検定/WEB解析士の資格を保有。
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