営業で使える手紙の書き方は？顧客に合わせた例文付きでご紹介

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電話やメールなどの営業手段は手軽に行うことができますが、「想いをしっかりと伝えて顧客の心をつかみたい！」という場合、手紙を書いて送付する方法がおすすめです。
本記事では、手紙営業で顧客の心をつかむ！成果につながる手紙の書き方についてご紹介していきます。

営業活動に手紙を活用するメリット

まず最初に、営業活動に手紙を活用するメリットをご紹介します。

担当者に直接届けられる

手紙を活用すれば商談相手の担当者本人に直接届く可能性が高く、内容にも目を通してもらいやすくなります。飛び込み営業やテレアポとは異なり、自社の商品やサービスのことを確実に知ってもらえるチャンスが生まれるのです。

幅広い顧客にアプローチできる

手紙は新規顧客～既存顧客までさまざまな顧客に対して効果的にアプローチすることができます。
新規顧客には手紙を通じて企業の存在感を示し、関心を引くことが可能です。
既存顧客には個別のメッセージを定期的に送ることで関係を継続し、リピート率につなげることができるでしょう。送付する相手にパーソナライズされた手紙の要素が、顧客との関係構築に役立つと言えます。

電子メールと比較して埋もれにくい

メールとは異なり手紙は手元に残るものであるため、埋もれてしまう可能性が低く、顧客の印象にも残りやすいです。高い確率で閲読してもらえるため、手紙を読んだ顧客から商品・サービスに関する問い合わせが来たり、商談に発展したりという可能性も十分に考えられるでしょう。
この高い開封率により、手紙を通じて顧客に直接アプローチし、商品やサービスの認知度を高めることが可能となります。
また、手紙はその温かみや個別対応の効果から、顧客との信頼関係を築くために非常に有効な手段です。
手紙を受け取った顧客は、その手間や心遣いに感謝し、企業への好感度が高まる傾向があります。

信頼関係を構築しやすい

手紙を送ることで、未だ対面したことがない場合でも信頼関係を構築しやすいという魅力があります。
手紙の内容に限らず、手書きの文字や封筒・便箋の紙質やデザインからでも「気持ち」「想い」が伝わるため、デジタルでのコミュニケーションに比べると営業の人柄が出やすいという特徴があります。
また最初に手紙によって顧客との関係を構築しておくことで、初対面の際にもスムーズに話が進みやすくなるメリットもあります。

営業活動の効果をアップさせる手紙の書き方

営業活動の効果をアップさせる手紙の書き方をご紹介します。

手書きで作成する

手紙を手書きすることによって、営業の人柄や熱意などがより顧客に伝わりやすくなります。
印刷すれば手間・時間を省くことができますが、「特別感」は手書きの手紙でしか得ることができません。
ただ手紙を手書きする場合、人員や時間などが必要となります。
場合によっては、手紙の手書き代行業者に依頼することも検討するのが良いでしょう。
教えてDM先生を運営するセルマーケでは、代筆ロボットによる手書きDMサービス「ウルトラ手書きレター」を提供しております。
従来の印刷DMと手書きDMとの反響率の違いを体感できることでしょう。お問合せフォームからお気軽にお問い合わせください。

手紙の用件を冒頭で簡潔に伝える

新規開拓の営業で初めて手紙を送付する場合、手紙の冒頭で用件を簡潔に伝えることを意識しましょう。
一目見て手紙の内容が分かりにくい場合、読み進めてもらえない可能性が高くなります。
冒頭で興味・関心をひく題名をつけるなど、手紙を最後まで読んでもらえるよう工夫することも大切です。

時候の挨拶を盛り込む

手紙にきちんと時候の挨拶を盛り込むことで、丁寧な印象を相手に与えることができます。
とくに新規開拓の営業を行う場合、時候の挨拶は必ず盛り込むようにしましょう。
ただ慣用的な時候の挨拶は、旧暦に基づいていることも多く、現代の感覚とは少しずれている場合があるため注意が必要です。時候の挨拶を書く際は、その時の実際の気候や顧客の地域の気候などを考慮した上で適切な言葉を選ぶようにしましょう。
漢語調の時候の挨拶ではなく、口語調の時候の挨拶についてもっと詳しく知りたいという方はこちらの記事も参考にしてみてください。

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≫DMで使える季節の挨拶文｜印象をアップさせる例文をご紹介

下記に、時候の挨拶文の具体例を表形式でご紹介します。

相手のメリットを具体的かつ端的に伝える

手紙を書く際には自社が相手の顧客に提供できるサービス内容と、相手が得られるメリットについて具体的に記しましょう。
自社のこれまでの実績だけでなく、顧客が商品やサービスを購入・利用した場合に実現するであろう結果について、数値などを用いて具体的に提示することが大切です。
加えて、競合他社の商品やサービスと比較した数値などもあると、説得力の増した内容になります。

結びの言葉を工夫する

手紙の印象を綺麗にまとめるため、手紙の最後には結びの言葉を入れます。
顧客の繁栄や活躍を祈る気持ちを記し、想いやる気持ちを伝えるのが良いでしょう。また結びの言葉だけでなく、次回に連絡する予定日時や面談の可否を伺いたい旨を文面に入れておくのもおすすめです。

アクションを促す文章を盛り込む

営業活動で手紙を送る際には、アクションを促す文章を盛り込むことが重要です。
具体的には、「ぜひ○○をご確認ください」「お電話いただければ詳細をご案内いたします」など、相手に次のステップを明確に伝える言葉を使うことで、反応を得やすくなります。
さらに、期限を設定したり、特典をつけたりすることで、行動を促進する効果が高まります。

差出人の役職を相手に合わせる

営業活動で手紙を送る際には、差出人の役職を相手に合わせることが重要です。
たとえば、経営層に送る場合は自社の役職者からの手紙のほうが信頼性が増し、現場担当者向けであれば同じ立場の差出人にすることで親近感を持ってもらいやすくなります。
役職を工夫することで、相手にとってより身近で信頼感のあるメッセージとなり、手紙の効果が高まるでしょう。

手紙の発送・効果測定をセットで行う

手紙を送付した後に効果測定を行うことで、その後の手紙の内容改善にも役立ちます。
「QRコード」や「専用URL」などを記載しておくことで、集計にも手間・時間をかけずスムーズに手紙の開封率を測定することができます。

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営業活動で手紙の送付が有効なタイミングと例文

営業活動で手紙の送付が有効なタイミングをご紹介します。

新規開拓

新規開拓を行う場合、先方との信頼関係が無い状態からのスタートとなります。
その際に営業の人柄が出やすい手紙を送付することで、電話やメールでの営業よりも顧客に興味・関心をもってもらいやすくなるでしょう。また手紙であれば直接決裁者に対して届けられることが多いため、決裁者との商談に向けたアポが獲得しやすくなります。

既存顧客・休眠顧客へのフォロー

既存顧客には手紙を通じて、新商品・新サービスの情報をお届けしたり、日頃の感謝の意を伝えたりすることで関係強化につなげることができるでしょう。また休眠顧客にも手紙を送付することで、再度興味・関心を引き戻すチャンスがやってくることも。
休眠顧客に響くDM例文について、もう少し詳しく知りたいという方はこちらの記事もご参考までに！

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≫【目的別】休眠顧客に響くDM例文集！反応率を高めるテクニック

訪問後のお礼

企業訪問を行った後、お礼を伝える手段としても手紙は有効です。
訪問後の対応は、「成約につながるかどうか」に影響するものです。手紙を通じて丁寧にお礼を伝えることで顧客の印象にも残りやすく、成約につながる可能性も高くなるでしょう。
ただし手紙は郵送後から到着までに時間がかかるため、企業を訪問した後はなるべくすぐにお礼のメールを送り、改めて手紙を送付するようにしてください。

成約後のお礼

成約後のお礼としても手紙の送付はおすすめです。
契約した顧客と良好な関係を保ち続けることも営業の仕事です。一般的には成約後、電話やメールでお礼を伝える方が多いですが、さらに手紙を送付することで一層感謝の気持ちを伝えることができます。
成約当日、もしくは翌日には手紙を投函するのが理想的と言えます。
成約後のお礼の手紙として「サンキューレター」というものもあります。

担当者が退職・異動する際の挨拶

営業担当者が退職・異動する際には、前任者が挨拶の手紙を顧客に送付しましょう。
メールにて挨拶を済ませることが多い現代ですが、担当者の変更は相手顧客との関係性が揺らぎやすいタイミングとも言えます。そのため顧客と後任の営業担当者がその後も良好な関係を保てるよう、手紙を送付することがおすすめです。

おわりに

本記事では、手紙営業で顧客の心をつかみ、成果につながる手紙の書き方についてご紹介しました。
手紙送付による営業を行うことで、さまざまなメリットを得ることができるでしょう。
ただし、手紙を送付してすぐにその効果が出るとは限りません。あくまでも、長い時間をかけて顧客との関係を少しずつ深めていくための「きっかけ作り」という認識をもっておくことが大切です。

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小山咲

ダイレクトメール発送代行専門会社・上場企業 【ディーエムソリューションズ株式会社】 ◆ダイレクトメール事業 営業部 ◆DM発送営業→新卒教育担当→教えてDM先生編集等のオウンドメディア運営や事業部の営業推進に関わる業務を担当。

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