営業で使える手紙の書き方は?顧客に合わせた例文付きでご紹介

2025.02.19 2024.07.16ダイレクトメール
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営業で使える手紙の書き方は?顧客に合わせた例文付きでご紹介

電話やメールなどの営業手段は手軽に行うことができますが、「想いをしっかりと伝えて顧客の心をつかみたい!」という場合、手紙を書いて送付する方法がおすすめです。
本記事では、手紙営業で顧客の心をつかむ!成果につながる手紙の書き方についてご紹介していきます。

営業活動に手紙を活用するメリット

まず最初に、営業活動に手紙を活用するメリットをご紹介します。

担当者に直接届けられる

手紙を活用すれば商談相手の担当者本人に直接届く可能性が高く、内容にも目を通してもらいやすくなります。飛び込み営業やテレアポとは異なり、自社の商品やサービスのことを確実に知ってもらえるチャンスが生まれるのです。

幅広い顧客にアプローチできる

手紙は新規顧客~既存顧客までさまざまな顧客に対して効果的にアプローチすることができます。
新規顧客には手紙を通じて企業の存在感を示し、関心を引くことが可能です。
既存顧客には個別のメッセージを定期的に送ることで関係を継続し、リピート率につなげることができるでしょう。送付する相手にパーソナライズされた手紙の要素が、顧客との関係構築に役立つと言えます。

電子メールと比較して埋もれにくい

メールとは異なり手紙は手元に残るものであるため、埋もれてしまう可能性が低く、顧客の印象にも残りやすいです。高い確率で閲読してもらえるため、手紙を読んだ顧客から商品・サービスに関する問い合わせが来たり、商談に発展したりという可能性も十分に考えられるでしょう。
この高い開封率により、手紙を通じて顧客に直接アプローチし、商品やサービスの認知度を高めることが可能となります。
また、手紙はその温かみや個別対応の効果から、顧客との信頼関係を築くために非常に有効な手段です。
手紙を受け取った顧客は、その手間や心遣いに感謝し、企業への好感度が高まる傾向があります。

信頼関係を構築しやすい

手紙を送ることで、未だ対面したことがない場合でも信頼関係を構築しやすいという魅力があります。
手紙の内容に限らず、手書きの文字や封筒・便箋の紙質やデザインからでも「気持ち」「想い」が伝わるため、デジタルでのコミュニケーションに比べると営業の人柄が出やすいという特徴があります。
また最初に手紙によって顧客との関係を構築しておくことで、初対面の際にもスムーズに話が進みやすくなるメリットもあります。

営業活動の効果をアップさせる手紙の書き方


営業活動の効果をアップさせる手紙の書き方をご紹介します。

手書きで作成する

手紙を手書きすることによって、営業の人柄や熱意などがより顧客に伝わりやすくなります。
印刷すれば手間・時間を省くことができますが、「特別感」は手書きの手紙でしか得ることができません
ただ手紙を手書きする場合、人員や時間などが必要となります。
場合によっては、手紙の手書き代行業者に依頼することも検討するのが良いでしょう。
教えてDM先生を運営するセルマーケでは、代筆ロボットによる手書きDMサービス「ウルトラ手書きレター」を提供しております。
従来の印刷DMと手書きDMとの反響率の違いを体感できることでしょう。お問合せフォームからお気軽にお問い合わせください。

手紙の用件を冒頭で簡潔に伝える

新規開拓の営業で初めて手紙を送付する場合、手紙の冒頭で用件を簡潔に伝えることを意識しましょう。
一目見て手紙の内容が分かりにくい場合、読み進めてもらえない可能性が高くなります。
冒頭で興味・関心をひく題名をつけるなど、手紙を最後まで読んでもらえるよう工夫することも大切です。

時候の挨拶を盛り込む

手紙にきちんと時候の挨拶を盛り込むことで、丁寧な印象を相手に与えることができます。
とくに新規開拓の営業を行う場合、時候の挨拶は必ず盛り込むようにしましょう。
ただ慣用的な時候の挨拶は、旧暦に基づいていることも多く、現代の感覚とは少しずれている場合があるため注意が必要です。時候の挨拶を書く際は、その時の実際の気候や顧客の地域の気候などを考慮した上で適切な言葉を選ぶようにしましょう。
漢語調の時候の挨拶ではなく、口語調の時候の挨拶についてもっと詳しく知りたいという方はこちらの記事も参考にしてみてください。

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≫DMで使える季節の挨拶文|印象をアップさせる例文をご紹介

下記に、時候の挨拶文の具体例を表形式でご紹介します。

時候の挨拶例
1月 ・初春の候/厳冬の候/寒冷の候
・新春を迎え、春がひときわ待ち遠しく感じられます。
2月 ・立春の候/晩冬の候/梅花の候
・春風が心地よい季節となりました。
3月 ・春暖の候/春色の候/春分の候
・桜花爛漫の季節となりました。
4月 ・清和の候/陽春の候/春日の候
・花冷えの日々が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
5月 ・新緑の候/残春の候/立夏の候
・風薫るさわやかな季節となりました。
6月 ・梅雨の候/入梅の候/初夏の候
・梅雨の季節となりましたが、いかがお過ごしでしょうか。
7月 ・盛夏の候/酷暑の候/盛夏の候
・梅雨も明け、いよいよ夏本番となりました。
8月 ・立秋の候/残暑の候/晩夏の候
・暑さも一段と厳しくなってまいりましたが、いかがお過ごしでしょうか。
9月 ・白露の候/初秋の候/秋冷の候
・朝晩は涼しさを感じる季節となりました。
10月 ・秋冷の候/仲秋の候/紅葉の候
・秋風が心地よい季節となりました。
11月 ・晩秋の候/初冬の候/深冷の候
・木枯らしの吹く季節となりました。
12月 ・師走の候/歳晩の候/霜寒の候
・年の瀬の、寒さの身にしみる季節となりました。

相手のメリットを具体的かつ端的に伝える

手紙を書く際には自社が相手の顧客に提供できるサービス内容と、相手が得られるメリットについて具体的に記しましょう。
自社のこれまでの実績だけでなく、顧客が商品やサービスを購入・利用した場合に実現するであろう結果について、数値などを用いて具体的に提示することが大切です。
加えて、競合他社の商品やサービスと比較した数値などもあると、説得力の増した内容になります。

結びの言葉を工夫する

手紙の印象を綺麗にまとめるため、手紙の最後には結びの言葉を入れます。
顧客の繁栄や活躍を祈る気持ちを記し、想いやる気持ちを伝えるのが良いでしょう。また結びの言葉だけでなく、次回に連絡する予定日時や面談の可否を伺いたい旨を文面に入れておくのもおすすめです。

アクションを促す文章を盛り込む

営業活動で手紙を送る際には、アクションを促す文章を盛り込むことが重要です。
具体的には、「ぜひ○○をご確認ください」「お電話いただければ詳細をご案内いたします」など、相手に次のステップを明確に伝える言葉を使うことで、反応を得やすくなります。
さらに、期限を設定したり、特典をつけたりすることで、行動を促進する効果が高まります。

差出人の役職を相手に合わせる

営業活動で手紙を送る際には、差出人の役職を相手に合わせることが重要です。
たとえば、経営層に送る場合は自社の役職者からの手紙のほうが信頼性が増し、現場担当者向けであれば同じ立場の差出人にすることで親近感を持ってもらいやすくなります。
役職を工夫することで、相手にとってより身近で信頼感のあるメッセージとなり、手紙の効果が高まるでしょう。

手紙の発送・効果測定をセットで行う

手紙を送付した後に効果測定を行うことで、その後の手紙の内容改善にも役立ちます。
「QRコード」や「専用URL」などを記載しておくことで、集計にも手間・時間をかけずスムーズに手紙の開封率を測定することができます。

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営業活動で手紙の送付が有効なタイミングと例文


営業活動で手紙の送付が有効なタイミングをご紹介します。

新規開拓

新規開拓を行う場合、先方との信頼関係が無い状態からのスタートとなります。
その際に営業の人柄が出やすい手紙を送付することで、電話やメールでの営業よりも顧客に興味・関心をもってもらいやすくなるでしょう。また手紙であれば直接決裁者に対して届けられることが多いため、決裁者との商談に向けたアポが獲得しやすくなります。

例文
【新規事業のご提案】拝啓
春日の候(時候の挨拶)、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。

突然のお手紙となり恐縮ですが、貴社のさらなる成長に貢献できるのではないかと考え、ご連絡させていただきました。
私は、株式会社〇〇の△△△△(フルネーム)と申します。

貴社のWebサイトやニュースリリースを拝見し、〇〇事業に注力されていることを知りました。
〇〇事業を展開する上では、~~~~の強化や~~~~の最適化が求められるかと存じます。
弊社は~~~~において豊富な実績を持ち、これまでに〇〇社以上の企業様をご支援してまいりました。
貴社の課題解決にお力添えできると確信しております。

つきましては、一度貴社にお伺いし、弊社のサービスについてご紹介の機会をいただければと存じます。
お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日(〇)〇時頃に改めてご連絡いたしますので、ご都合をお聞かせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

XXXX年XX月XX日
株式会社〇〇
△△△△(フルネーム)

株式会社△△
〇〇〇〇様

 

既存顧客・休眠顧客へのフォロー

既存顧客には手紙を通じて、新商品・新サービスの情報をお届けしたり、日頃の感謝の意を伝えたりすることで関係強化につなげることができるでしょう。また休眠顧客にも手紙を送付することで、再度興味・関心を引き戻すチャンスがやってくることも。
休眠顧客に響くDM例文について、もう少し詳しく知りたいという方はこちらの記事もご参考までに!

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≫【目的別】休眠顧客に響くDM例文集!反応率を高めるテクニック

例文
【ご無沙汰しております/新商品・新サービスのご案内】拝啓
新緑の候(時候の挨拶)、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

しばらくご無沙汰しておりますが、その後のご状況はいかがでしょうか。
以前ご利用いただいていた「〇〇〇」につきまして、何かお困りごとはございませんでしょうか。

また、このたび弊社では、新たに「△△△」というサービスをXXXX年XX月XX日にリリースいたしました。
△△△は、~~~~に特化しており、~~~~の面でより効果的なサポートを提供できるサービスです。
貴社がこれまでご利用いただいていた〇〇〇と組み合わせることで、さらに業務の効率化や売上向上に貢献できるのではないかと考えております。
つきましては、改めて弊社より詳細なご案内をさせていただければと存じます。
お忙しいところ恐れ入りますが、改めてメールでもご連絡させていただきますので、
お打ち合わせの可否やご都合の良い日程をご検討いただけますと幸いです。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

XXXX年XX月XX日
株式会社〇〇
△△△△(フルネーム)

株式会社△△
〇〇〇〇様

 

訪問後のお礼

企業訪問を行った後、お礼を伝える手段としても手紙は有効です。
訪問後の対応は、「成約につながるかどうか」に影響するものです。手紙を通じて丁寧にお礼を伝えることで顧客の印象にも残りやすく、成約につながる可能性も高くなるでしょう。
ただし手紙は郵送後から到着までに時間がかかるため、企業を訪問した後はなるべくすぐにお礼のメールを送り、改めて手紙を送付するようにしてください。

例文
【訪問の御礼】拝啓
春分の候(時候の挨拶)、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日はご多忙の中、貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
直接お伺いし、貴社の事業に関するお考えや今後の展望、現状の課題について詳しくお話を伺うことができ、大変有意義なひとときとなりました。

このたびご提案いたしました弊社サービス「〇〇〇」について、貴社の~~~~の課題解決に向けてお役に立てるのではないかと考えております。
つきましては、〇日ごろにお見積書や追加の資料をお送りいたしますので、ご検討いただけますと幸いです。

ご不明点や追加で必要な情報などございましたら、お気軽にお申し付けくださいませ。
引き続き貴社のお力添えができればと存じますので、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

XXXX年XX月XX日
株式会社〇〇
△△△△(フルネーム)株式会社△△
〇〇〇〇様

 

成約後のお礼

成約後のお礼としても手紙の送付はおすすめです。
契約した顧客と良好な関係を保ち続けることも営業の仕事です。一般的には成約後、電話やメールでお礼を伝える方が多いですが、さらに手紙を送付することで一層感謝の気持ちを伝えることができます。
成約当日、もしくは翌日には手紙を投函するのが理想的と言えます。
成約後のお礼の手紙として「サンキューレター」というものもあります。

例文
【ご契約の御礼】拝啓
春暖の候(時候の挨拶)、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。

このたびは、弊社サービス「〇〇〇」にご契約いただき、誠にありがとうございます。
数あるサービスの中から弊社をお選びいただきましたこと、心より感謝申し上げます。

「〇〇〇」は、~~~~や~~~~に特化したサービスであり、貴社の~~~~の課題解決に貢献できるものと確信しております。
今後も、導入から運用に至るまでしっかりとサポートさせていただきますので、ご不明点やご要望がございましたら、どんな些細なことでもお気軽にお申し付けください。

また、スムーズな導入に向けて、〇月〇日の1週間前を目安に改めてお打ち合わせの機会を頂戴したく存じます。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

貴社との末永いお付き合いを心より願い、引き続き尽力してまいります。
このたびのご契約、誠にありがとうございました。敬具

XXXX年XX月XX日
株式会社〇〇
△△△△(フルネーム)

株式会社△△
〇〇〇〇様

 

担当者が退職・異動する際の挨拶

営業担当者が退職・異動する際には、前任者が挨拶の手紙を顧客に送付しましょう。
メールにて挨拶を済ませることが多い現代ですが、担当者の変更は相手顧客との関係性が揺らぎやすいタイミングとも言えます。そのため顧客と後任の営業担当者がその後も良好な関係を保てるよう、手紙を送付することがおすすめです。

例文
【退職のご挨拶】拝啓
晩冬の候(時候の挨拶)、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

私ごとで大変恐縮ではございますが、このたび一身上の都合により、〇月〇日をもちまして株式会社〇〇を退職する運びとなりました。

〇〇様をはじめ、貴社の皆さまには、〇〇〇プロジェクトをはじめ多くの業務において格別のご指導とお力添えを賜り、心より感謝申し上げます。
業務の中では至らぬ点も多々あったかと存じますが、貴社とのお取り組みを通じて得た貴重な経験は、今後の糧として大切にしてまいります。

なお、〇月〇日以降は、後任として弊社の**□□**が貴社の担当を務めさせていただきます。
□□より改めてご挨拶に伺いますので、引き続きお引き立て賜りますようお願い申し上げます。本来であれば直接お伺いしご挨拶すべきところ、書面でのご連絡となりますことをお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展と皆さまのご健勝を心よりお祈り申し上げます。

敬具

XXXX年XX月XX日
株式会社〇〇
△△△△(フルネーム)

株式会社△△
〇〇〇〇様

 

おわりに

本記事では、手紙営業で顧客の心をつかみ、成果につながる手紙の書き方についてご紹介しました。
手紙送付による営業を行うことで、さまざまなメリットを得ることができるでしょう。
ただし、手紙を送付してすぐにその効果が出るとは限りません。あくまでも、長い時間をかけて顧客との関係を少しずつ深めていくための「きっかけ作り」という認識をもっておくことが大切です。

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小山咲

小山咲

ダイレクトメール発送代行専門会社・上場企業 【ディーエムソリューションズ株式会社】 ◆ダイレクトメール事業 営業部 ◆DM発送営業→新卒教育担当→教えてDM先生編集等のオウンドメディア運営や事業部の営業推進に関わる業務を担当。