発送代行業者とは？外注して今よりDMを安く発送する方法について

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ダイレクトメール（以下：DM）を発送する際、企画・デザイン・制作・封入・発送などの作業を全て自社で行ってはいませんか？DMの企画から発送までの作業を自社のみで行うと、コストがあまりかからないと思われがちですが、実は逆に人件費としてコストがかかりやすいと言えます。また、制作したDMの効果が低ければ、利益も望めなくなってしまい、結果的にコストだけがかかってしまうという最悪の結果になります。

今回の記事では、「自社でDMの企画～発送を全て行っている方」向けに「発送代行業者」を利用し、DMのコスト削減、効果アップする方法やメリットについて解説します。この記事をお読みになって、より効率的にDM発送を行い、利益アップにお役立てください。

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発送代行業者とは？

発送代行業者とは、あなたの会社（DMを発送したい会社）と郵送会社（日本郵便やヤマト運輸など）の中間に入り、DM発送依頼を代行してくれる会社のことです。また、自社でDM発送を行うと、例えば「宛先ラベルの書き方を間違えてしまい郵送会社と何度もやり取りをしなくてはならなくなる」といった問題などが起き、人件費や時間の浪費につながります。

しかし、発送代行業者を利用すれば、もし仮にそういった問題が起こっても発送代行業者が解決してくれるので人件費や時間の節約につながります。それでは発送代行業者の仕組みと作業内容について詳しく解説します。

発送代行業者の仕組みは？

発送代行会社は、あなたの会社以外のクライアントも複数抱えており、全てのクライアントからの荷物を一括で郵送会社に発送依頼しています。そのため郵送会社からすれば荷物の回収が1つの場所で完結し、人件費が浮きます。そしてコストが浮くので、より低価格で1つ当たりの荷物の発送ができるよう「大口契約」という契約が発送代行業者との間に交わされています。発送代行業者が中間に入ることで、その価格がDM発送を行いたい会社（あなたの会社）にも適用されることになるので、当然発送自体の料金は安くなります。

このように、発送代行業者は「DMを発送したい会社」と「郵送会社」の中間に入り、双方にメリットが出る仕組みとなっています。

次に発送代行業者が行ってくれる作業について解説します。

どのような作業を行ってくれるの？

発送代行業者が行ってくれる作業は「郵送会社への発送依頼の代行」だけではありません。発送代行業者が行ってくれる作業は下記の通りです。

1. マーケティング・コンサルティング
2. スケジュール制作・管理
3. 企画
4. デザイン・制作
5. 印刷
6. 加工・封入
7. 郵送会社への発送依頼
8. 効果測定・保管

まずマーケティングと的確なターゲティングを行い、企画を提案、コンサルティングしてくれます。そしてその提案をもとにスケジュールを作り、管理します。その後、DMをデザイン・制作し、印刷・加工・封入・発送依頼を行います。さらにDMの効果測定や保管もすることができます。

また、「この作業は自社で行う」「この作業は代行してほしい」といった依頼にも柔軟に対応してくれます。このように、DMの企画～発送・保管に至るまでの全ての作業をワンストップで行うことができ、場合によっては自社と代行業者で作業を分担することもできるのが発送代行業者です。

次に発送代行業者を利用するメリットについて解説します。

発送代行業者を活用するメリットとは？

発送代行業者を利用するメリット多くありますが、それらは大きく下記の5つにまとめることができます。

1. DM制作・発送にかかる費用を抑えられる
2. より効果的なDMが制作しやすく費用対効果が上がりやすい
3. スケジュール管理が的確に行われるので時間の無駄がない
4. 制作や保管のスペースを確保する必要がない
5. 効果の測定も行ってもらえるので次回の販促に活かしやすい

それでは1つ1つのメリットについて解説していきます。

DM制作・発送にかかる費用を抑えられる

自社でDMの制作や発送を行う場合、その作業全てに対し人件費がかかります。ほとんどの場合、専門家に依頼するよりも時間もかかるため、その分余計な人件費がかさみます。また、郵送会社との大口顧客契約もないので、発送自体のコストも大きくなります。郵送会社と宛先やラベルの書き方などでトラブルが発生すればさらに労力がかかるため、人件費がかかり、発送のスピードも遅くなります。

これら全てをDM発送にかかる総合的なコストと考えると、ほとんどの場合、発送代行業者を利用したほうがはるかにコストを抑えられます。特に、企画～発送まで全てを行ってもらえば、人件費は打ち合わせや確認の時間のみに発生するので、コストをかなり抑えられます。

また、発送代行業者は印刷機や封入や加工作業の人員なども確保していることが多いので、複数の業者を利用することなくワンストップで作業を行ってくれ、この点でもコスト削減につながります。

より効果的なDMが制作しやすく費用対効果が上がりやすい

発送代行業者はマーケティング・企画・制作・デザインなどに関して専門の人材がそろっていることがほとんどです。それぞれの作業を専門家が行うことになり、自社で製作するよりも効果の出やすいDMが出来上がりやすいです。

上記のコスト関係のメリットと複合的に考えれば、自社のみでDM発送を行うよりも、発送代行業者を利用したほうが費用対効果は上がりやすいと言えるでしょう。

スケジュール管理が的確に行われるので時間の無駄がない

発送代行業者はDM制作や発送のプロなので、自社に合った的確なスケジュールを組むことができます。そしてその管理も行ってもらえるので、時間を無駄にすることがほとんどありません。時間の無駄がなくなれば、人件費の節約にもつながり、同時に社員のストレスも軽減しやすいです。このように目に見えない、帳簿にも残らないような隠れたメリットにもつながります。

制作や保管のスペースを確保する必要がない

自社でDMを制作し発送するのであれば、その制作を行い、封入や加工を行うスペースが必要になります。さらに、今後も販促を続けるためにはDMを保管するスペースも必要です。空きスペースが少なければ少ないほど、作業効率は悪くなり、社員のストレスにもつながりやすいです。

発送代行業者はその専門の会社なので、作業スペースや保管スペースを十分に確保しています。そのため、よりスピーディーに作業を行うことができ、発送後の保管も行ってもらうことができます。

効果の測定も行ってもらえるので次回の販促に活かしやすい

DMは一度送って終わりではありません。DM発送が終わったら、次回の販促のことを考え始めなければなりません。その時に、前回のDMの効果が測定できていれば、「次はどんなDMを企画するか」ということも考えやすくなります。それを続けることでどんどん費用対効果の高い販促ができるようになり利益が安定しやすくなります。

しかし、効果測定はどのように行うのかよくわからないという方も多いと思います。発送代行業者はその効果測定も行ってくれる場合が多いので、この点でも人件費や労力、ストレスを抑えることができます。また、効果測定を行ってから、次回の販促の企画も同時に行ってくれるので、非常に効率的にDM発送を行うことができ、利益が上がりやすくなります。

上記の５つが、発送代行業者を利用するメリットです。

おわりに

以上、発送代行業者の仕組みと作業内容、メリットについて解説してきました。

発送代行業者は、DMを発送したい会社と郵送会社の中間に入り、双方のコスト削減を実現してくれる会社です。また、発送依頼代行を行うだけでなく、DM自体の企画～制作・印刷なども全てワンストップで行ってくれます。

そのため、DM制作にかかる人件費や発送コスト、社員の労働時間、ストレスを全て抑えることができます。さらに、専門家が制作するので費用対効果が上がりやすく、保管や効果測定も行ってもらえ、次回以降の販促の効果が上がりやすくなります。

あなたがもし、自社でDMの制作や発送を全て行っていたり、複数の企業に作業を外注しているのであれば、一度発送代行業者に問い合わせてみるのをおすすめします。この記事をお読みなったあなたのDM制作や発送にかかる費用や時間、ストレスが軽減でき、長期的な利益増加につながるよう願っています。

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教えて！DM先生 編集部

ディーエムソリューションズ㈱のダイレクトメール・物流のエキスパートメンバーで結成。法人取引14,400社以上の実績にもとづいた、DMの反響アップ、コスト削減、業務改善などに役立つ情報を続々発信していきます。

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