ビジネスで手紙を手書きするメリットは？好印象を与える例文をご紹介

2024.12.27ダイレクトメール

現代のビジネスコミュニケーションにおいて、メールやSNS、電話など、さまざまな方法で情報のやりとりが行われています。しかし、手書きの手紙には、デジタルツールでは得られない特別な価値があります。
とくにビジネスシーンにおいて、手書きの手紙は、ほかのコミュニケーション手段とは一線を画し、受け取った相手に強い印象を与えることができます。
本記事では、ビジネスで手紙を手書きするメリットについて、どのような場面で活用するのが効果的であるか、好印象を与える例文と手書きの手紙を送る際に注意しておきたいポイントについてもご紹介していきます。

1 手紙を手書きするメリット
2 【場面別】手書きの手紙に盛り込むと良い内容
3 手紙を手書きする場合の注意点
4 手書きの手間は代行会社を利用して解決しよう
5 おわりに

手紙を手書きするメリット

手書きの手紙は、デジタルコミュニケーションに慣れた現代において、非常に特別な意味を持ちます。
そのメリットは多岐にわたりますが、以下で代表的なものをいくつかご紹介します。

特別感が生まれる

手書きの手紙は、その手間と時間を考えると、相手に対する特別な思いを伝える強力なツールとなります。
デジタルメッセージが主流の現代において手書きの手紙は貴重で、非常にパーソナルな印象を与えるため、受け取った側は「自分のためにわざわざ時間をかけてくれた」という感謝の気持ちを感じるでしょう。このような「特別感」は、ビジネス関係においても大きな効果を発揮し、相手に対する敬意や誠意をしっかりと伝えることができます。

気持ちが伝わりやすくなる

手書きの手紙は、文字の筆跡や書き方、行間、ペンの色やインクの濃さなど、書く人の個性がそのまま表現されます。
これにより、メールや電話では伝わりにくい「気持ち」がダイレクトに相手に届きやすくなります。感謝の気持ちやお祝いの言葉、依頼内容など、温かみを感じさせることができるため、相手により深く印象づけることができます。

開封してもらいやすい

デジタルメッセージは即時性が高い反面、受け取った側が開封するタイミングを自由に選べるため、重要な内容であっても後回しにされることが多いです。
しかし、手書きの手紙は、封筒を手に取った時点でその「特別感」を感じさせ、受け取る側が開封して内容に目を通す確率が高くなります。このように、手書きの手紙は、メッセージを伝えるという目的においても大きな役割を果たします。

【場面別】手書きの手紙に盛り込むと良い内容

手書きの手紙を送る場面はさまざまですが、その内容には注意を払う必要があります。
ここでは、とくにビジネスシーンで手書きの手紙を送る際に有効な内容と例文をいくつかご紹介します。手書きの手紙には、受け取った人に好印象を与える内容が求められます。以下の場面別に、どのような内容が適切で、どのような表現を使うと効果的かを見ていきましょう。

あいさつ状

あいさつ状は、季節の変わり目や年末年始などに送ることで、相手に対して感謝や配慮を示すことができます。
とくに新年の挨拶状は、ビジネスの関係を再確認し、今後の良好な関係を築くための大切な手紙です。

（例文）
「拝啓、寒さが一段と厳しくなってまいりましたが、いかがお過ごしでしょうか。昨年中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。」

お礼状・添え状

お礼状や添え状は、何か贈り物を受けた際や、相手の親切に対して感謝の意を伝えるための手紙です。
これを手書きで送ることにより、感謝の気持ちがより深く相手に伝わります。

（例文）
「拝啓、先日は素晴らしい贈り物をいただき、誠にありがとうございました。大切に使わせていただきます。貴社のご厚意に感謝の気持ちでいっぱいです。」

新規営業

新規営業で手書きの手紙を送ることで、他社との差別化を図ることができます。相手に自社の魅力を伝えるには、手書きでの対応が効果的です。

（例文）
「拝啓、突然のご連絡をお許しください。私どもは〇〇株式会社でございます。貴社のお役に立てる商品・サービスを取り揃えておりますので、ぜひ一度ご覧いただければ幸いです。」

リピーター向けDM

リピーター向けのDMも手書きで送ることで、顧客に対する感謝の気持ちをより強く伝えることができます。顧客が再度商品やサービスを利用する動機を高めるために、手書きでの対応が効果的です。

（例文）
「拝啓、〇〇様にはいつもご愛顧いただき、心より感謝申し上げます。今回、特別なキャンペーンを開催しておりますので、ぜひご利用いただければと思います。」

お祝いの手紙

ビジネスでのお祝いの手紙は、特別なイベントや成果を祝う場面で使用します。
結婚、昇進、会社設立など、相手の喜びに寄り添った手書きのメッセージが効果的です。

（例文）
「拝啓、〇〇様のご昇進をお祝い申し上げます。今後益々のご活躍をお祈りしております。」

手紙を手書きする場合の注意点

手書きの手紙は非常に強力なコミュニケーションツールですが、送る際にはいくつかの注意点を守ることが重要です。
ここでは、ビジネスシーンで手紙を手書きする際の注意点を3つご紹介します。

時候の挨拶を盛り込む

日本のビジネス手紙では、時候の挨拶を使うことが一般的です。
これにより、相手に対しての配慮や季節感を感じさせることができます。適切な時候の挨拶を取り入れることは、ビジネス手紙のマナーとして重要です。

わかりやすく簡潔な文章を意識する

手書きの手紙でも、文章が冗長にならないように心掛けましょう。
わかりやすく、簡潔な表現を意識することで、受け取る相手が内容をすぐに理解しやすくなります。

手紙のルールを守る

ビジネスの手紙には一定のルールがあります。
封筒の書き方や宛名の書き方、挨拶文の形式など、基本的なマナーを守ることが重要です。

手書きの手間は代行会社を利用して解決しよう

手書きの手紙は、その効果を最大化するためには時間と手間がかかります。しかし、ビジネスシーンでは多忙な中で手書きの手紙を送ることはなかなか難しいものです。
そんな時に便利なのが、手書きの手紙代行サービスです。
たとえば、当社ディーエムソリューションズ(株)では、手書きの手紙を送付できる「ウルトラ手書きレター」というサービスを展開しています。
こちらのサービスを利用いただくことで、時間や手間をかけずに手書きの手紙を大量に送ることができます。

おわりに

本記事では、ビジネスで手紙を手書きするメリットについて、どのような場面で活用するのが効果的であるか、好印象を与える例文と手書きの手紙を送る際に注意しておきたいポイントについてもご紹介しました。
手書きの手紙は、ビジネスにおいて大きな効果を発揮するコミュニケーションツールです。相手に対して特別感や感謝の気持ちを伝えることができ、また、印象を深く残すために非常に有効です。どの場面でどのような内容を盛り込むかをしっかりと考え、注意点を守って手書きの手紙を送ることで、ビジネス関係がより強固なものとなります。
また、手書きの手間を代行会社で解決することもでき、効率よく手書きの手紙を送ることが可能です。手書きの手紙を積極的に活用して、あなたのビジネスをより一層発展させていきましょう。

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三輪姫乃

ダイレクトメール発送代行専門会社・上場企業【ディーエムソリューションズ株式会社】 ◆DM発送営業→新卒教育担当→教えてDM先生編集等のオウンドメディア運営や事業部の営業推進に関わる業務を担当。マーケティング検定/ウェブ解析士の資格を保有。