DMの外注で失敗しないための発送代行業者を選ぶ・比較する際のポイント

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ダイレクトメール（DM）を送るとき、自社で封入作業、宛名を印刷し、完成品を配送業者まで持込むのは大変です。大半が本業の片手間や、残業までして対応すると思いますが非常に手間です。そんなときに利用したいのがDMの発送代行業者。発送代行業者とはその名のとおり、DMの発送を代行して行ってくれる会社のことです。

発送代行業者はさまざまな会社のDMを大量に取り扱っているため、送料を安く上げることができるというのが最大のメリットです。さらに、安く上げることだけじゃなく封入作業も請け負ってくれますので、自社で作業をする手間も省けます。

中には企画・デザインから手がける業者もあります。とはいえ100社以上存在する発送代行業者から、自社にぴったりの会社を探し出すのは大変ですね。インターネットで「DM発送代行業者　安い」といった検索ワードだけで探すのはちょっと待ってください。

DMを安く速やかに発送し広告効果を上げるための、発送代行業者を選ぶ際・比較する際にぜひチェックしたいポイントをご紹介します。

セキュリティにしっかりと留意しているか

顧客の住所・氏名などの情報は企業にとって大変重要なもの。そんな大切なデータを預ける発送代行業者は、セキュリティに関して万全であってほしいものです。テレビなどで情報漏洩のニュースを見かけることがありますが、発送代行業者選びを間違えると、他人事ではなくなってしまいます。

発送代行業者として、情報管理が正しく行われていることを証明する「プライバシーマーク」を取得していることは最低条件といえます。

また、社内でのセキュリティカード使用の徹底、防犯カメラが設置されているかどうかなどもチェックしたいポイントです。

発送代行業者としての実績は十分か

取引会社が多いほど今までのノウハウが蓄積されています。単純にDMを安く発送できるだけでなく、自社で物流センターを持っていたり、年間に取り扱っているDMの数が他社と比較して多い業者であることが重要です。

創業年数や資本金、上場の有無、大手企業との取引実績があるかなども発送代行業者として信頼して取引できる会社かどうかを判断する大切な材料となります。

ダイレクトメールの専門業者であるか

DMの発送代行業者としては、①広告代理店が広告媒体の一部としてDMを取り扱っている、②印刷会社が印刷業務の一環としてDMを取り扱っている、③専門会社がDMを取り扱っている、と大きく分けて3つのパターンがあります。

広告代理店の場合、DM以外にも幅広い広告媒体を扱っているという強みはありますが、料金的なメリットはあまり期待できません。印刷会社の場合、印刷代が安く上がるものの、送料はそれほど安くならないようです。専門業者はDMの取り扱い数が非常に多いので料金が割安になり、封入やラベル貼りなどの作業を行うスタッフもいるため、急に大量のDMを発送することになった場合でも対応できます。

DMの発送枚数に合っているか

発送代行業者は、取り扱うDM数が5万通以上の大口業者、5万通未満の中口業者、下請け専門の小口業者の3つに大きく分類されます。大口業者の方が何となく安心感があるかもしれません。大口の業者は大型の機械設備を持ち何100万通というDMを取り扱っているからです。

しかし、そのような機械で小口案件に対応しようとするとむしろ効率が悪くなり、料金が割高になってしまう可能性もあります。「大手だから」という理由だけで選ばず、発送枚数に合った業者を選ぶことが大切です。業者によっては数十通からでも発送代行をしてくれますが、枚数が少ないほどコストは高くなりがち。一般的には1,000通を超えることが発送代行業者に依頼する目安となります。

本当に発送できたのかを確認できるか

DMの発送を代行してもらったのはいいけど、果たして本当に送れているのか？きちんと確かめたいですよね。

DMをすべて発送したかどうか確認するためには発送代行業者から「発送伝票」（運送会社の伝票）や「完了証明書」をもらう必要があります。信頼できる発送代行業者なら、そういった書類を必ず渡してくれるはずです。

不着の場合の対応はしっかりしているか

発送した後、住所不明などでDMが発送代行業者に戻ってくるのは珍しいことではありません。その際、戻ってきた事実を報告しなかったり、戻ってきたDMの返却をしなかったりする業者も存在するようです。

相手先に届かないDMを発送し続けるのは全く意味がないので、不着が起きたときは速やかに着物を返却してくれる業者が安心できます。業者によっては不着物をExcelデータにして返却してくれるところもあります。今後DMを送る際、発送先から不着物になった宛先を除外したい場合等はデータで返してくれると作業が効率的になります。対応してくれるかは業者により異なりますので発注前に確認しておきたいポイントです。

どこまで委託するか

DMの発送のみ行うところ、封筒に封入物を入れて発送するところ、DMのデザインから発送まで一括して請け負うところなど、ひとくちに発送代行業者といっても依頼できる範囲はさまざまです。

一般的に封入作業も自社センターで対応できる業者の方が、DM発送コストが低くなり、作業の品質も柔軟性も高くなる傾向にあります。

おわりに

日本ダイレクトメール協会の調査によると、1週間に受けとるDMの数は1人平均6.6通※1だそうです。ここから1年間に受け取る数を考えると、本当に膨大ですね。

これだけ大量のDMを滞りなく流通させるためには、DM発送代行業者の存在が欠かせないものとなっています。しかし業者の数が多ければ多いほど、その実態がどうしても玉石混合になってしまうのは仕方ありません。

「安さ」だけに惑わされず、本当に信頼できるのか、売り上げアップのために知恵を出してくれるのかをよく考え、自社にぴったり合った発送代行業者を選びたいものです。

引用元：※1「DMメディア実態調査2015」一般法人日本ダイレクトメール協会 研究開発委員会編

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教えて！DM先生 編集部

ディーエムソリューションズ㈱のダイレクトメール・物流のエキスパートメンバーで結成。法人取引14,400社以上の実績にもとづいた、DMの反響アップ、コスト削減、業務改善などに役立つ情報を続々発信していきます。

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