ゆうメールで「信書」は送れる？送れない？信書の定義や対応策を解説！

2024.05.07 2024.04.30ダイレクトメール

ダイレクトメール（以下：DM）をゆうメールで安く送ろうとしたら「信書」に該当して発送が止まってしまった･･･！なんて経験をされた方はいませんか？また、「これからDM施策をやろうと思っているけど、信書って何！？」という方も、是非ご一読ください！

本記事では、信書の定義や信書に該当しないための対応策例をご紹介します！

そもそも「信書」とは？

信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法で定義されています。

「特定の受取人」とは、 差出人がその意思又は事実の通知を受ける者として特に定めた者 「意思を表示し、又は事実を通知する」とは、 差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こりもしくは存在する事柄等の事実を伝えること 「文書」とは、 文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のこと（※電磁的記録物は信書に該当しません。） 参考：信書に該当する文書に関する指針

具体的には以下のものが信書とされています。簡単に言うと、「特定の人だけに見てほしい」「送った相手から返事が欲しい」という内容だと信書に該当します。

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ゆうメールで「信書」は送れません！

信書は、取扱いが郵便法及び信書便法で定められており、配送方法が限定されています。その為、ゆうメールは信書を発送することが出来ません。ゆうメールは、あくまでも「不特定多数へ向けた広告（＝誰が受け取っても問題ないもの）」を送る方法なのです。

2024年1月に廃止された「クロネコDM便」も信書が送れないサービスでしたが、信書かどうかの事前確認がなかったため、差出人も気にすることなくそのまま送ってしまっていた･･･という話をよく耳にします。クロネコDM便が廃止された今、多くの企業・団体が「ゆうメール」へと切替えている状態ですが、発送前の審査が厳しいため発送直前で発送できない事実を知るケースが多いようです。

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「信書」が送れるサービスとは？

では、信書を送ってよいとされているサービスは何なのでしょうか？以下、信書が送れるサービスの一例です。

• 日本郵便の「普通郵便」「レターパック」「スマートレター」など
• 佐川急便の「飛脚特定信書便」
• 日本通運の「特定信書便」
• 西濃運輸の「カンガルー信書便」

「信書」を安く・簡単に送るには

信書が送れるサービスの中で、安く・利便性がよいとされるのは、日本郵便の「普通郵便」や「レターパック」・「スマートレター」です。

「信書」が特別安く送れるサービスは存在しません。これは、取扱いが郵便法及び信書便法で定められていることに起因します。信書は決められた方法で送るしかないため、その中でコストや利便性を比較するしかないのです。

ダイレクトメール（DM）も「信書」？

信書に該当するものの中に、DMも含まれています。これは、信書とみなされてしまう表記・表現があるのが原因です。ではどういった表記・表現が該当してしまうのでしょうか？具体的な例を交えてご紹介します。

1.受取人や対象者が限定されている

1番ありがちなのが、送付状やDMに受取人が限定された表記が入っているケースです。

▼具体例（一例）

• 〇〇会員の皆様
• 経営者の皆様
• 〇〇大学卒業生の皆様

これらは、「会員」「経営者」「卒業生」を特定していることとなり、信書とみなされてしまいます。これは送付状の左上部分に記載されているケースが多い印象です。

2.文中にサービス・商品名が入っている

「1.受取人や対象者が限定されている」と似ていますが、こちらはサービス・商品の利用が明言されているケースです。

▼具体例（一例）

• いつも〇〇をご利用いただきありがとうございます。
• 現在〇〇をご利用いただいているお客様に限り～
• 先日は〇〇をご購入いただきありがとうございます。

商品の購入・利用などの関係がある文言が記載されている＝特定の受取人に対しての意思を表示または事実を通知する文章とみなされ、信書だと判断されてしまいます。

3.送付状が「書状」になっている

封書DMの際、送付状を入れるケースが多いと思いますが、その送付状が「書状」になっているケースです。「書状」とは、「送り主の考えや用件などの意思を表示、または事実を通知する文書」のことを指します。

▼具体例（一例）

こちらの送付状の上部（黒字）は同封しているカタログを紹介しているだけですが、下部（赤枠部分）では、カタログとは関係のない事実の通知となるため、添え状の範囲を超えている（＝書状）と判断され、信書とみなされてしまいます。

「信書」にならないための対応策

では、DMをゆうメールで発送するためにはどういった表記にしたらよいのでしょうか？「信書」と判断されないように、まず必ず対応いただきたい対応策を3つご紹介します。

※これらを全て対応しているから絶対大丈夫とは言い切れません。信書かどうかは総務省の判断となりますのでご了承ください。

1.送り先を限定している文言を使用しない

送り先を限定していると認識されないよう、送付状左上の「〇〇会員の皆様」、「経営者の皆様」や「〇〇大学卒業生の皆様」を「各位」に変更しましょう。「各位」とは「みなさま」という意味になり、特定の誰かに送るというニュアンスではないため、信書ではないと認められるケースが多くなっています。

※文中で特定の送り先に向けている旨が明記されている場合は、左上部分のみ修正しても意味がないので注意しましょう。

2.商品・サービスの「利用」を名言しない

商品・サービスを利用している旨は名言せず、「日ごろ御利用いただきありがとうございます」など、一般的な言葉に変更しましょう。この文言は実際の利用の有無にかかわらず商取引上の慣用語として使用されているので、購入・利用関係が必ずしもあるとは言い切れず、信書ではないと認められるケースがあります。

※「ご利用（ご購入）いただきありがとうございました」にすると、「過去の利用（購入）にお礼を言っている」とみなされ、利用・購入関係があると判断される可能性が高いです。

3.送付状は「添え状」の範囲を超えない

添え状とは、「一緒に送っているものは〇〇です。是非見てくださいね」といった送付状のことです。添え状の範囲を超えていなければ「信書」とは判断されません。その他の事実の通知や受け取り後の行動喚起はせず、送っているものを明記するのみに留めておきましょう。

おわりに

最後までお読みいただきありがとうございます。「信書」の定義やDMにおける表現の注意点についてご紹介しました。
「信書」は郵便法及び信書便法で定められており、とてもデリケートで難しいものです。。印刷・作業が終わってから「信書」と判断されないように、事前に対策を講じておきましょう。

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