ダイレクトメールの封入作業を外注して業務効率化する方法

2024.02.13 2023.08.02DMの発送記事一覧
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ダイレクトメールの封入作業を外注して業務効率化する方法

ダイレクトメール(以下:DM)の発送を自社で行う場合、最も手間がかかるのが封入作業かもしれません。
今回は、これらの面倒な作業を外注して業務効率化する方法についてご紹介いたします。

封入作業とは?

本記事で説明する「封入作業」とは、封筒を使ってDMを発送する場合に必要な作業を指します。
「封入・封緘」という言葉を耳にする機会があるかと思いますが、具体的に「封入」とは封筒の中にチラシやパンフレットなどを入れる作業、「封緘」とは封筒をノリやテープなどで閉じる作業のことをいいます。
以下、作業全般を「封入作業」として説明します。

封入作業を自社でやると大変…

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作者: coji_coji_ac/photoac

「DM発送にかかるコストを削減するためには、外注せずに社内でやるのが一番!」と考える方もいらっしゃるかもしれませんが、封入作業は根気が必要で時間も人手もかなりとられます。想定される作業についてご紹介いたします。

封入・封緘作業を自社で行う際に必要な作業

  • 封筒や封入物(チラシなど)、ノリ、テープなどの用意
  • 封入物を封筒に入るサイズに折る
  • 封入物を封筒に封入する
  • ノリやテープを使って封緘する

単純作業ですが、封入物を1枚1枚きれいに折るのは非常に神経を使います。当社では全国1万社以上のDMの封入作業を行ってますが、封入物は大体4〜5枚になるケースが多いです。仮にDMを1,000通送るとしたら、折りの作業だけで約5,000枚分にもなる計算です。さらに、封筒を閉じるノリがはみだしたり、テープの長さを揃えるのが大変だったりして、手先が器用な人でもかなり手こずりそうです。

封入作業を素早く効率的に行うコツ

封入作業は、少し工夫することで素早く効率的に作業することができますのでご紹介いたします。

〇ミスが発生し辛い環境で作業をする
封入作業で発生し易いミスとは「封入物を封入せずに封緘してしまう」「同じ封入物を複数封入して封緘してしまう」などがございますが、これらは作業を開始する前に使用する封筒の数と封入物の数とを同じ部数用意することでミスの発生を大幅に軽減することが可能です。
1回で用意する部数は多くても100部にしましょう。万が一、数が合わなくなりミスが発生したことに気付いたとしても、最大100部を検品するだけで済みます。

〇各工程毎に作業をする
封入作業は「チラシをとる」「折る」「封入する」「ノリやテープで封緘する」など、複数の工程が発生しますので「折る作業」やその後の「封入する作業」など各工程ごとに分けて作業を行うことで効率良く作業することができます。

〇効率的に作業できる配置にする
効率化を図るための具体的な方法としては、
右利きの方の場合、封入物を右側に、封筒を左側にそれぞれ配置する
※右手で封入物をとり、左手で封筒をとれるように配置する。
書類を折る場合、書類の束を表面が上にくるように配置する
これらの方法により、一定の作業スピードを維持し流れるように作業ができます。

封入・封緘作業を自社で行うことによるデメリット

上記のコツによって作業の効率化は図れますが、デメリットも挙げられます。

通常業務に差し障る
別の業務と並行して封入作業をするのは、より時間が掛かってしまったり封入作業ミスが多発したりと、非常に難しいと思われます。また、封入作業に集中しすぎると通常業務が疎かになってしまう可能性もあります。

人件費がかさむ
封入作業のために残業をすると残業代、アルバイトやパートを雇うとその分の人件費が必要になります。

仕上がりが汚くなりがち
封入作業を自社で行う場合は手作業になることが多いため、封入物をまっすぐキレイに折れなかったり、ノリづけがうまくできずに封筒が汚れてしまったりしがちです。DMは大切なお客様にお届けするものなので、仕上がりが汚くなるのはいただけませんね。

封入作業は発送代行業者に外注できる!料金・メリットについて

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作者: acworks/photoac

このようなDM発送にかかわる煩雑な作業を代行するのが、DM発送代行業者です。

代行する作業の範囲は会社によって異なりますが、封入作業だけでなく、マーケティング、印刷、発送、反響率の測定なども行える業者もありますので、「DMを初めて発送する」という企業・お店はもちろん、「DMは何度も送ったことがあるけど、もう少し効率化したい、コストダウンしたい」という場合もとても頼りになります。発送代行業者について下記のコラムにも詳しく記載をしております。
発送代行業者とは?外注して今よりDMを安く発送する方法について

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発送代行業者に封入作業を依頼することにより、以下のようなメリットがあります。

コストを削減できる!

発送代行を利用しない理由の一つとして、「外注費」が挙げられるかと思いますが
仮に社内で対応することで外注費を削減できたとしても、従業員の残業が増え、人件費が増えてしまうことも考えられます。
むしろ、発送代行業者に依頼された方が、社員の残業代やアルバイトの給料などが節約できるため、コスト削減に繋がる可能性が高いです。

例えば、1,000通の封書(定形外規格内サイズ・100g)を発送するにあたり、ご自身で諸々手配する場合
アルバイトを1人雇って時給1,200円として1日6時間かけて作業すると、封入作業に7,200円かかる計算です。
さらに発送費用も考慮すると、およそ150,000円前後は発生することが見込まれます。

それが、発送代行業者に依頼することで、作業+発送トータルコストでおよそ90,000円前後と
半額程度までコストを削減できますので、一度発送代行業者に相談することを強くおススメします!
発送代行業者に依頼することで安くなる理由は、日本郵便やヤマト運輸をはじめとした大手配送会社と大口の契約をしていることで、代理店価格で安く仕入れることができており、また発送費用がDM発送に関わるコストの大半を占めることからトータルコストが安くなることが挙げられます。

手間を削減できる!

「封筒への封入作業」「宛名ラベルの印刷・貼付」「発送会社へ発送物の持ち込み(または集荷手配)」などなど、DM発送にかかわる煩雑な作業をすべて発送代行業者へ委託できることは、手間の削減に大きく繋がると思います。

また、専任のスタッフが手作業、または大量に封入作業が発生する場合は、「インサーター(封入封緘機)」という機械により、手作業だと数日かかるような内容でも、数時間で処理できるため、「発送まで時間が無い!」という場合でも、外注により想定よりも早く発送完了できることもあります。

見た目(仕上がり)がキレイ!

不慣れな人による作業ではどうしても折り間違い、貼り間違いが発生しやすく、結果的に封入物や封筒のロスが発生する可能性もあるかと思います。 しかし、発送代行業者に任せると専任のスタッフが作業するため、自社で行うよりミスが少なく仕上がりもキレイにできることでしょう。

更に、機械作業で行う場合は、対応した人の作業スキルにとらわれず仕上がりに差が生じず、高いクオリティのものを常に仕上げることができます。

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封入作業を外注する際に準備すること

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作者: 続サラ/photoac

封入物(チラシやパンフレットなど)と封筒を用意します。さらに封入物の折り方や封筒に入れる順番についてもあらかじめ考えておき、代行業者に指示します。

初めてDMを発送する場合は、折り方や封入する順番などについてどうした方が効果的なのかわからない…ということもあると思います。発送代行業者によってはアドバイスをしてくれるところもあるので、わからないときは相談してみましょう。

封入作業を外注する際の業者選定のポイント

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作者: まぽ/photoac

インターネットで発送代行業者を検索すると、とても多くの会社が出てくるので、どこを選んだらいいかわからなくなりますよね。
DM発送に慣れている企業やお店の場合は、部分的に代行してもらえば問題ないですが、慣れていない場合は、DMの企画の段階から代行してくれる会社の方が安心かもしれません。

コスト面や効果面を考えて、どの部分をどの程度代行してもらうかを事前に考えておくことが必要です。業者選定の際にチェックしたいポイントを以下にまとめました。

金額やスケジュールを確認

発送代行業者のサイトを見ると、オンラインで無料見積もりができる会社が多いようです。

会社の実績などをチェックしたら、まずは見積もりをとることをおすすめします。このとき、1社だけでなく複数の会社から見積もりをとると、相場がだいたいわかります。

さらにスケジュールに関しても「だいたい」や「多分」ではなく、確実に作業が行える日程を確認しておきましょう。発送代行業者は複数の会社と取引しているので、日程的にギリギリの発注だと仕事を引き受けてもらえない可能性もあります。スムーズな進行のためにも、発注は余裕を持って行いましょう。

代行する作業の範囲はどこまでか

同じように発送代行業者を名乗っていても、発送のみを行うところ、印刷も行うところ、企画から行うところ、発送後の効果測定まで行うところなど、業者によって代行する業務の範囲は異なります。

丸投げできるところは確かにラクですが、費用もその分かかります。とはいえDMのプロのアドバイスを聞けるので、DM発送がまったくの初めてという場合にはおすすめです。もう何度もDM発送をしているという場合は、コスト削減になりそうな部分を代行してもらいましょう。

個人情報の管理は万全か

DMは個人情報のかたまりです。個人情報保護の法律ができて以来、企業による個人情報の漏洩に対して社会の目は非常に厳しくなっています。そんな重要な個人情報を、安心して預けることができる業者を選ぶにはどういう点をチェックすればいいのでしょうか。

必ず確認したいのは「プライバシーマーク」を取得しているかどうかです。プライシーマークを取得している業者は、情報管理が正しく行われていると考えていいでしょう。

なお、プライバシーマークに付随している数字の最後に記載されている( )内の数字は、プライバシーマークの更新回数です。この数字が大きいほど、個人情報に関して以前から高い意識を持っていると考えられます。

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おわりに

封入作業を発送代行業者に外注して、業務効率をアップする方法をご紹介しました。

DM発送業務の中でも特に手間がかかる封入作業を発送代行業者に依頼するときは、業者の実績はもちろん、金額やスケジュールの確認、個人情報の管理が正しく行われているかも必ずチェックしてください。自社でできること、代行してもらった方がいいことを明確にして、発送代行業者を上手に利用しましょう。

DM WEBでは、封入作業から発送まで一括してご依頼いただけます!
ご用意された封筒やチラシを用いて、複雑な作業までご指示いただけますので、現状のフローでお困りごとがございました際、まずはご相談くださいませ!

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教えて!DM先生 編集部

ディーエムソリューションズ㈱のダイレクトメール・物流のエキスパートメンバーで結成。法人取引14,400社以上の実績にもとづいた、DMの反響アップ、コスト削減、業務改善などに役立つ情報を続々発信していきます。