「セミナー集客」には郵送DM!成功のコツや例文をご紹介

2024.01.15 2023.12.29ダイレクトメール
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作者:ponta1414/stock.adobe.com

開催セミナーに人が集まらない・・・
WEB広告は出してるけど、対象ターゲット層に見てもらえているか分からない・・・
メルマガで告知してるけど、開封率もクリック率も下がっていく一方・・・

こういったお悩みをよくご相談いただきます。
近年ではWEB広告が流行していますが、対象となるターゲットが見てくれているかは分からないですよね。。
一方、郵送DMはターゲットの選定が思いのままであり、直接資料を届けるので、見てもらえる可能性がぐんと高まります。

本記事では、セミナー集客において郵送DMがオススメな3つの理由、よく選ばれている仕様やデザインのポイント、オススメの発送代行業者をご紹介します。是非ご一読ください。

「セミナー集客」に郵送DMがオススメな3つの理由

まず初めに、「セミナー集客」に郵送DMがオススメな3つの理由をご紹介します。

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読まれる確率が高い

FAXDMやメルマガなど様々な施策がありますが、中でも郵送DMは他の施策と比較し読まれる確率が高い傾向にあります。
日本ダイレクトメール協会の調査でも、自分宛てのDMの閲読率は75%という結果が出ており、またDM受け取り後、ネット検索や問合せを行うなど行動を起こした割合も高く、セミナー集客においても効果が期待できるでしょう。
(参考:一般社団法人日本ダイレクトメール協会「DMメディア実態調査2022」

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対象ターゲットを限定でき、直接アピールできる

郵送DMは送る相手を選ぶことが出来、直接手に取れる媒体です。企業宛のDMだったとしても、「人事担当者」「広報担当者」など、宛先を明確にすることで実担当者が見てくれる確率はぐんと高まります。
Eメールでも案内を送ることが可能ですが、件名や文面を工夫しないとすぐアーカイブされてしまうことも多く、思った以上の結果が出ないことが多いです。郵送DMと掛け合わせて訴求することで、大きな反響を得られるはずです。

効果測定ができる

郵送DMは、どのくらい効果が出たのか測定することが可能です。
結果をもとに効果のあったユーザーの特徴やデザインなどを分析し、検証・改善を重ねながらブラッシュアップしていくことで、さらに効果を高めることができます。
コストをかけて行う施策でもあるので、発送して終わりにはならないようにしましょう。

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「セミナー集客」DM 成功のコツ

「セミナー集客」DMを成功させるには?コツを5つ紹介します!

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ターゲットを選定する

精度を高めるためには、ターゲット選定が重要です。
多くのユーザーへDMを送ればその分効果が出ると思ってしまいがちですが、ニーズに合致しないユーザーも多く含まれるため効果は薄くなってしまいます。
年齢・エリア・職業といった属性や、過去に開催したセミナーの参加履歴など、様々な情報から参加が見込めそうなターゲットを絞りましょう。
送付先を絞ることで、DM発送にかかるコストの削減にも繋がります。

届けるタイミングを考える

DMは、セミナー開催日2~3週間前の到着を目安に送るのが良いでしょう。
早く送ってしまうと検討が後回しになる可能性があり、直前では参加したくてもスケジュールの調整が難しい可能性があります。
ABテストを行い、一番反響の高いタイミングで送るのもオススメです。

オファーをつける

マーケティングでのオファーとは一般的に割引や特典のことをいいます。
日本ダイレクトメール協会の調査でも、DMに希望する内容としてクーポン・プレゼント・キャンペーンなど具体的なメリットが多く求められていることがわかっており、ユーザーへ興味を持ってもらうきっかけに繋がります。
例えば「今回限り参加費無料」「参加者へは特別資料をプレゼント」といったセミナーに関連性のあるオファーをつけると、ユーザーにとって特別感が感じられ参加の後押しになります。
(参考:一般社団法人日本ダイレクトメール協会「DMメディア実態調査2022」

効果測定を行う

DMは送って終わりではなく、どのくらい効果があったのか分析を行うことでレスポンス率の向上に繋がります。
DM経由でのセミナー参加数を確認し、発送した総数から割合を算出しましょう。
参加数は
・DMに印刷したQRコード経由での申込み数を確認する
・申込み時参加のきっかけを質問する
といった方法で、DM経由なのか把握することが可能です。
効果測定の結果から、開催時期・デザイン・ターゲットなどをブラッシュアップすることで、次回さらに良い結果に繋がるでしょう。

リストを精査する

「前回は送れたのに、今回は宛先に届かず戻ってきてしまった」そんな経験もあるかと思いますが、転居など様々な理由で突然不達となるケースはよくあります。
そのまま送り続けていても成果には繋がらないため、新しい情報へ更新もしくはリストから削除しましょう。
また、時が経つにつれユーザーの属性も変化していきますので、定期的に見直しを行い最新の情報へ更新しましょう。

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住所不明等で戻ってきたDMを、1通1通チェックしていくのは手間ですよね…。
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必要事項と例文

DMにはどんな情報記載したらよいのかわからないという方、記載必須事項をご紹介します!

タイトル・開催日時

タイトル・開催日時は、最も重要な部分となります。
フォント・サイズ・色を変え目立つようデザインすると、ユーザーの目に留まりやすく興味を引くことができます。
タイトルは、シンプルに且つどのようなセミナーなのか明確にわかるようなタイトルにしましょう。
「参加費無料」「来場者特典プレゼント」などのオファーも、目立つように記載すると良いでしょう。

セミナー情報

セミナーの情報は、下記のような項目を参考に記載しましょう。
箇条書きで記載するとわかりやすいのでオススメです。
また、タイムスケジュールや、最寄り駅から会場までの地図などもあると丁寧で好印象です。
・内容
・開催場所
・参加費用
・定員数
・申込方法
・申込期日
・講師情報

【おまけ】セミナー集客DMでよく選ばれる仕様とは?

様々な仕様がある中で、「セミナー集客」を目的としたDMの場合どのような仕様が選ばれているのでしょうか?

№1:A4大判はがきDM

最も選ばれているのは「A4大判はがきDM」です!
はがきタイプのDMは、封を開けずとも訴求内容が目に留まるため、開封率が高いと言われています。
セミナーのタイトルや開催日など、一番伝えたい部分を目立たせたデザインにすることで、ユーザーが手に取った瞬間伝えることができます。
長3・B5・A5・・・大判はがきと言っても様々な種類がありますが、中でもA4サイズの人気が高いです。
郵便物は長3サイズのものが多く、A4サイズであれば郵便受けの中でも存在感があり、紛れてしまうことなく手に取ってもらうことが可能です。

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✓関連記事:大判はがきはメリットだらけ!料金やサイズも分かりやすく解説!

№2:A4圧着大判はがきDM

続いて「A4圧着大判はがきDM」が人気です。
より情報量を多く掲載したい場合に選ばれる傾向があります。
圧着はがきとは、一枚の用紙を折りたたみ専用のニスや糊を塗布し、熱や圧力で接着させたはがきのことです。
中面が接着されていて見えないため、手に取った際剥がして確認したくなるといった心理効果もあり高い開封率が期待できます。
掲載面が広いため、写真やグラフなどを用いた案内もでき、セミナーに参加することのメリットや効果を十分伝えることが可能です。

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✓関連記事:圧着DM(圧着ハガキ/封筒)とは?メリット・種類・折り方・活用事例を紹介!

№3:A4OPP封筒DM

「A4OPP封筒DM」も人気です!
セミナー案内以外にも、割引券や申込書など複数同封する場合に選ばれています。
冊子状のものを送ることもできますので、あまり接点のないユーザーへは会社案内を一緒に同封すると信頼度が増すでしょう。
封筒に封入するといっても、透明なビニール(OPP)封筒であれば、はがき同様手に取った瞬間中身が見えるので、興味を引きやすく開封率UPに繋がります。

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✓関連記事:ビニール封筒と紙封筒の活用方法は?開封を促す工夫もご紹介!

おわりに

セミナー集客にDMを活用している企業も多く、高い効果が見込めます。
セミナー集客が上手くいかない…と感じている方は、ぜひ今回紹介した内容を参考にしていただけたらと思います!

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ダイレクトメール発送代行専門会社・上場企業 【ディーエムソリューションズ株式会社】 ◆ダイレクトメール事業部 営業推進課